Standardy IPMA PEB® pomagają doskonalić zarządzanie projektem. Mogą być użyteczne na etapie planowania, przeglądu i oceny na zakończenie realizacji. Sprzyjają refleksji nad tym, w jakim stopniu w ramach projektu zadbaliśmy o trzy kluczowe obszary: wyniki, procesy i ludzi. Zapraszam do arkusza, który taką wstępną autorefleksję pomoże Ci przeprowadzić.
Od 2015 roku jestem asesorem Polskiej Nagrody Doskonałości Projektowej IPMA. Z ogromną przyjemnością pomagam firmom doskonalić ich podejście do zarządzania projektami patrząc przez pryzmat trzech wymiarów doskonałości zawartych w Standardach IPMA PEB®:
- Fundament doskonałości (Ludzie i cele), czyli przywództwo w projekcie, zarządzanie celami i oczekiwaniami interesariuszy oraz budowanie współpracy.
- Wzmocnienie doskonałości (Procesy i zasoby), obejmujące zarządzanie procesami i zasobami zarządzania projektami oraz innymi kluczowymi procesami i zasobami.
- Dowody doskonałości (Rezultaty projektu), w których analizujemy satysfakcję kluczowych interesariuszy, osiągnięte wyniki a także wydajność projektu.
Dzięki temu artykułowi dowiesz się, co one obejmują oraz pobierzesz Arkusz Refleksji, który pomoże Ci wstępnie przyjrzeć się im w Twoim projekcie.
doskonałe zarządzanie projektami: LUDZIE I CELE
Fundamentem doskonałości zarządzania projektami są zaangażowani ludzie, który partnersko współpracują dla osiągnięcia rezultatów spełniających wymagania i oczekiwania kluczowych interesariuszy. Aby tak się stało w projekcie niezbędne jest spełnienie trzech bazowych warunków:
- Silne, oparte o wartości przywództwo, które integruje wokół wspólnych celów, strategii działania i priorytetów oraz tworzy środowisko sprzyjające budowaniu postawy „ownership”.
- Zachęcanie do myślenia o projekcie w szerszej perspektywie na poziomie rezultatów, otoczenia, w którym jest realizowany i wartości, jaką przynosi kluczowym interesariuszom, otoczeniu i dba o zrównoważony rozwój.
- Stała troska o wszystkie grupy zaangażowane w projekt i o każdą osobę oddzielnie, zapewnienie możliwości rozwoju kompetencji ludzi, zespołów i organizacji oraz tworzenie warunków sprzyjających efektywnemu współdziałaniu i dążeniu do stałego doskonalenia (ludzi, procesów, rezultatów).
doskonałe zarządzanie projektami: PROCESY I ZASOBY
Wzmocnieniem doskonałości są adekwatne do uwarunkowań w jakich realizowany jest projekt i stale doskonalone procesy oraz zasoby zarządzania projektami. Warto spojrzeć na nie na poziomie całej organizacji, zespołów projektowych i współpracy z otoczeniem. Jednak projekt nie dzieje się w próżni, dlatego taką samą uwagę należy poświęcić innym kluczowym procesom i zasobom istniejącym w firmie (np. procesy HR, R&D czy wytyczne ISO), by wspierały one doskonałość projektową.
doskonałe zarządzanie projektami: REZULTATY PROJEKTU
Dowodem na doskonałość zarządzania projektami są rezultaty. Warto tu zadać sobie pytanie, czy zostały one osiągnięte dzięki, czy pomimo sposobu, w jaki zarządzany był projekt 🙂 Oto trzy kluczowe aspekty, na jakie warto tu zwrócić uwagę:
- Doskonale zarządzane projekty zapewniają wysoką (i stabilną lub rosnącą w trakcie ich trwania) satysfakcję Klientów, zespołu projektowego oraz innych kluczowych interesariuszy (oraz mogą to udokumentować).
- Dostarczanie uzgodnionych lub wykraczających poza cele projektu wyników (np. dodatkowa wartość dla organizacji, pracowników, partnerów, środowiska społecznego, gospodarczego, politycznego czy naturalnego).
- Zadbanie o wysoką wydajność (skuteczność i sprawność) sposobu działania.
doskonałe zarządzanie projektami: NIEZBĘDNIK, CZYLI CYKL PDCA
Jednym z kluczowych elementów standardu IPMA PEB® jest oparcie się o cykl PDCA. Warto przeanalizować na ile w zarządzaniu projektami przykładamy troskę do każdego z czterech elementów:
- planowania działań zapewniających sukces w danym wymiarze lub aspekcie doskonałości,
- wdrażania ich,
- przeglądu ich efektywności i skuteczności
- oraz wprowadzania usprawnień.
doskonałe zarządzanie projektami: ARKUSZ REFLEKSJI
Po tym krótkim wprowadzeniu do wymiarów doskonałości zarządzania projektami wg Standardu IPMA PEB® zapraszam Cię do formatki, którą możesz wykorzystać do refleksji nad tym, w jaki sposób wygląda to u Ciebie, w Twoim projekcie. Formatkę przestawiam w dwóch wersjach:
- PDF do druku (najlepiej to zrobić na A3 lub A0) jeśli chcesz pracować offline (indywidualnie lub grupowo) – POBIERZ PL, ENG;
- PNG do wrzucenia jako szablon do przestrzeni pracy wirtualnej (np. jako tło na Mural, Miro, Jamboard itp.) – POBIERZ PL, ENG, PRZETESTUJ NA MURAL PL, ENG.
- Szablon na Muralu do dodania do własnej biblioteki szablonów: PL, ENG.
W Arkuszu Refleksji znajdziesz krótką charakterystykę dla każdego z 9 głównych punktów standardu IPMA PEB® i przestrzeń na to, żebyś określił/a:
- na ile trafnie przedstawione charakterystyki opisują Twój projekt, Twoje projekty lub Twoje podejście do zarządzania projektami;
- 3 elementy, które w każdym punkcie działają dobrze („co daje wartość, którą zaznaczyłeś);
- 3 elementy, które czujesz, że wymagają zmiany, by podnieść doskonałość w zarządzaniu projektem / projektami (tu możesz zadać sobie pytanie „co dałoby 10” lub „co potrzebujesz wprowadzić, żeby zbliżyć się do 10”).
Celem jest nie tylko refleksja, ale także wyciągnięcie z niej wniosków i wprowadzenie zmiany. Dlatego w Arkuszu jest miejsce na określenie:
- w którym obszarze poprawa jest najistotniejsza,
- trzech głównych zmian, jakich chcesz dokonać w ciągu 3 miesięcy.
doskonałe zarządzanie projektami: PODSUMOWANIE I ZAPROSZENIE
Doskonałe zarządzania projektami to nie jeden, ostateczny, ściśle określony punkt tylko proces stałego rozwoju. Przegląd „Jak jest teraz” przyda się:
- Kierownikom projektów,
- Zespołom projektowym,
- PMO,
- Sponsorom,
- a nawet Klientom i Partnerom biznesowym (nie musisz prowadzić danego projektu, by przeprowadzić refleksję w jaki sposób udoskonalić proces zarządzania nim).
Oczywiście im więcej perspektyw uwzględnisz tym lepsze decyzje o zmianie możesz podjąć.
Jeśli będziesz potrzebować wsparcia lub poprowadzenia w tym procesie – skontaktuj się ze mną 🙂 Mój adres mail: napisz@magdalenarobak.pl.
Kompletny Standard doskonałości zarządzania projektami IPMA PEB® obejmuje 20 szczegółowych elementów do przeglądu. W oparciu o niego opracowałam (realizowany także w formule on-line) proces Lessons Learned wg IPMA PEB©, który może być poprowadzony na różnych poziomach szczegółowości. W podstawowej wersji prowadzę w nim kierowników projektu przez pogłębiony wywiad (zdalnie) oparty o 90 pytań. W rozszerzonej realizuję także wywiady z kluczowymi interesariuszami lub organizuje taki przegląd w formule warsztatowej.
Więcej informacji o Lessons Learned wg IPMA PEB znajdziesz TUTAJ.
Jak możesz pracować z Arkuszem Refleksji w firmie? Sprawdź TUTAJ.
