PYTANIA NA ROZGRZEWKĘ:
- Co oceniasz w jakości swojej pracy, jako lidera?
- Od kogo uzyskujesz feedback o jakości swojej pracy?
„Jedyną osobą, która mnie może oceniać jest mój przełożony”„A co mogą mi powiedzieć pracownicy o mojej pracy? Oni się na tym nie znają”„Przecież nie będę się poddawać ocenie zespołu, nie mogę przyznać się do błędu – stracę autorytet”
To wypowiedzi, które nadal często słyszę pracując nie tylko z niedawno awansowanymi, ale i doświadczonymi menedżerami. Zawsze im wtedy odpowiadam: „A KTO LEPIEJ OCENI JAKOŚĆ TWOJEJ PRACY, JAKO SZEFA, JEŚLI NIE TWOI PODWŁADNI?”. Twój szef może ocenić efektywność Twoich działań i rezultaty, jakie osiągasz. Natomiast to Twój zespół i Twoi współpracownicy najtrafniej ocenią to, w jaki sposób realizujesz swoją rolę, jako szefa. Ponieważ to oni współpracują z Toba na co dzień i są bezpośrednimi odbiorcami Twojego sposobu działania.
Być może masz teraz w głowie pytanie: „Po co w ogóle mam to oceniać? Przecież to, jak działam, jako lider widać po efektach pracy mojej i mojego zespołu?” lub myśl „Poza tym jest przecież system ocen, on powinien wystarczyć”. Tak, jak wspomniałam w pierwszej lekcji (PO CO TU W OGÓLE JESTEM? TRÓJKĄT SUKCESU) koncentracja na wynikach daje tylko fragmentaryczny pogląd na jakość Twojej pracy. Może to być punkt wyjścia do dalszej analizy związanej z obszarami rozwoju Twoich kompetencji (obszar Procesy i Relacje). Piszę o tym w dalszej części materiału.
kogo pytać o opinię?
W skrócie – o opinie możesz prosić każdego, z kim współpracujesz:
- Twojego przełożonego,
- Twoich podwładnych,
- osoby współpracujące (innych liderów, pracowników) z zespołów, z którymi stykasz się podczas realizacji Twoich zadań.
- a nawet Klientów.
Oczywiście warto przemyśleć specyfikę Twojej pracy oraz użyteczność opinii współpracowników i Klientów. I nie wszystkich o wszystko będziesz pytać. Klienci Twojego zespołu nie ocenią tego, czy dobrze delegujesz zadania natomiast są w stanie ocenić, czy obsługują ich pracownicy o najlepszych kompetencjach (czyli efekt delegowania). Twój przełożony może nie widzieć, jak organizujesz pracę zespołu i zarządzasz priorytetami, ale widzi, czy Wasze zadania realizowane są terminowo i zgodnie z wytycznymi. Warto więc na spokojnie przemyśleć kogo poprosisz o opinię.
jak oceniać?
Najprostsza forma oceny Twojej pracy to rozmowy z Twoimi podwładnymi, współpracownikami i szefem na bieżąco, podczas pracy i w związku z pracą. Przy każdej takiej rozmowie, szczególnie w sytuacjach trudnych lub problemowych, możesz zadać trzy podstawowe pytania:
- Co robię dobrze i dlaczego oceniasz to pozytywnie?
- Co powinienem robić inaczej i dlaczego tak to oceniasz?
- Czego ode mnie oczekujesz w podobnej sytuacji następnym razem?
Te pytania możesz zadać i podczas spotkania „jeden na jeden”, i podczas spotkania zespołowego.
Drugi sposób oceny to regularne, trochę bardziej sformalizowane spotkania z zespołem i przełożonym, podczas których wspólnie (Ty – zespół, Ty – przełożony lub Ty – zespół – przełożony) robicie przegląd jakości Waszej współpracy i tego, jak realizujesz swoją rolę. Możesz je organizować co kwartał lub co pół roku.
Trzeci sposób to system ocen pracowniczych – firmowe narzędzie oceny, które realizowane jest zazwyczaj raz na rok, z wykorzystaniem wystandaryzowanego procesu i narzędzi firmowych (ocena systemowa). Możesz uzyskać dzięki niemu cenne informacje, jeśli narzędzie i proces są dobrze zaprojektowane, co oznacza, że:
- obejmują odpowiedni profil kompetencji,
- kompetencje są dobrze opisane poprzez zachowania,
- zastosowana jest użyteczna skala oceny (czyli taka, która daje Ci użyteczne dla Twojego rozwoju informacje),
- w zależności od celu i charakterystyki Twojej pracy – w ocenę włączone są inne grupy (Twoi podwładni i współpracownicy),
- cały system jest prosty i przyjazny do zastosowania,
- ocena formalna (pisemna) jest uzupełniona rozmową o uzyskanych wynikach i opracowaniem planu rozwoju.
co oceniać?
Przegląd jakości swoich działań możesz zrobić wykorzystując model Trójkąta Sukcesu przedstawiony w pierwszej lekcji (PO CO TU W OGÓLE JESTEM? TRÓJKĄT SUKCESU). Możesz też zastosować podobny, choć bardziej rozbudowany model pochodzący z PEM IPMA[1]:
- LUDZIE I CELE – w jaki sposób promujesz wartości, według których powinien działać Twój zespół, czy jesteś ich przykładem, jak budujesz zorientowany na wspólne cele i działający według spójnej strategii zespół, czy rozpoznajesz oczekiwania, jak zarządzasz sprzecznymi interesami (np. między działami), czy rozwijasz swoich ludzi i współpracowników oraz, czy myślisz o ich rozwoju w długiej perspektywie,
- PROCESY I ZASOBY – czy zastosowane procesy pracy wspierają realizację Waszych celów, czy są dopasowane do specyfiki Waszej pracy, czy zapewniasz odpowiedniej jakości zasoby (ludzi, informacje, narzędzia pracy) w odpowiednim czasie i w odpowiedniej ilości, czy zapewniasz odpowiedni przepływ informacji, a także czy w odpowiedni sposób reagujesz na zmiany w otoczeniu.
- REZULTATY – czy to, w jaki sposób kierujesz zespołem, pomaga osiągać (lub przekraczać) zakładane rezultaty oraz czy myślisz o Waszych działaniach ekonomicznie (optymalizując nakłady).
oceniłem/am i co dalej?
Ocena bez dalszych działań nie tylko nic nie zmieni, ale wręcz pogorszy to, jak widzą Twoje przywództwo ludzie z otoczenia. Bo jeśli zadajesz pytania, to oczekują oni, że coś zrobisz z uzyskanymi odpowiedziami. Twoim kolejnym krokiem powinno być zawsze zaplanowanie konkretnej zmiany w Twoim sposobie działania. Możesz do tego wykorzystać szablon mini-projektu, na którym pracujesz w ramach pracy domowej po naszych lekcjach.
na zakończenie
Pytania oceniające jakość twoich działań, Trójkąt Sukcesu oraz Model PEB IPMA możesz zastosować do oceny Twoich działań, analizy działań Twoich pracowników i całego zespołu. Dzięki temu zapewnisz stały rozwój jakości Waszej pracy.
twoja osobista refleksja
PYTANIA NA PODSUMOWANIE:
- O co chcesz pytać i kogo, by rozwijać się, jako szef?
- Jak często chcesz to robić?
- W jaki sposób najlepiej będzie Ci zbierać opinie?
TWÓJ MINI-PROJEKT:
- Jakie trzy najważniejsze/pierwsze kroki wykonasz?
- Kiedy to zrobisz?
- Czego do tego potrzebujesz?
- Po czym poznasz, że cel został osiągnięty?
Przypisy:
[1] Więcej o modelu: >>Arkusz refleksji nad doskonałym zarządzaniem projektami oraz https://www.ipma.pl/ppe-award/ipma-project-excellence-model.
