Doskonałe zarządzanie projektami wg IPMA PEB: Arkusz Refleksji
Doskonałe zarządzanie projektami wg IPMA PEB: Arkusz Refleksji
Parent Category: Blog
Hits: 414

Standardy IPMA PEB® pomagają doskonalić zarządzanie projektem. Mogą być użyteczne na etapie planowania, przeglądu i oceny na zakończenie realizacji. Sprzyjają refleksji nad tym, na ile w ramach projektu zadbaliśmy o trzy kluczowe obszary: wyniki, procesy i ludzi. Zapraszam do arkusza, który taką wstępną autorefleksję pomoże Ci przeprowadzić.

Od 2015 roku jestem asesorem Polskiej Nagrody Doskonałości Projektowej IPMA. Z ogromną przyjemnością pomagam firmom doskonalić ich podejście do zarządzania projektami patrząc przez pryzmat trzech wymiarów doskonałości zawartych w Standardach IPMA PEB®:

  1. Fundament doskonałości (Ludzie i cele), czyli przywództwo w projekcie, zarządzanie celami i oczekiwaniami interesariuszy oraz budowanie współpracy.
  2. Wzmocnienie doskonałości (Procesy i zasoby), obejmujące zarządzanie procesami i zasobami zarządzania projektami oraz innymi kluczowymi procesami i zasobami.
  3. Dowody doskonałości (Rezultaty projektu), w których analizujemy satysfakcję kluczowych interesariuszy, osiągnięte wyniki a także wydajność projektu.

Dzięki temu artykułowi dowiesz się, co one obejmują oraz pobierzesz Arkusz Refleksji, który pomoże Ci wstępnie przyjrzeć się im w Twoim projekcie.

Doskonałe zarządzanie projektami: LUDZIE I CELE

Fundamentem doskonałości zarządzania projektami są zaangażowani ludzie, który partnersko współpracują dla osiągnięcia rezultatów spełniających wymagania i oczekiwania kluczowych interesariuszy. Aby tak się stało w projekcie niezbędne jest spełnienie trzech bazowych warunków:

  1. Silne, oparte o wartości przywództwo, które integruje wokół wspólnych celów, strategii działania i priorytetów oraz tworzy środowisko sprzyjające budowaniu postawy „ownership”.
  2. Zachęcanie do myślenia o projekcie w szerszej perspektywie na poziomie rezultatów, otoczenia, w którym jest realizowany i wartości, jaką przynosi kluczowym interesariuszom, otoczeniu i dba o zrównoważony rozwój.
  3. Stała troska o wszystkie grupy zaangażowane w projekt i o każdą osobę oddzielnie, zapewnienie możliwości rozwoju kompetencji ludzi, zespołów i organizacji oraz tworzenie warunków sprzyjających efektywnemu współdziałaniu i dążeniu do stałego doskonalenia (ludzi, procesów, rezultatów).

Doskonałe zarządzanie projektami: PROCESY I ZASOBY

Wzmocnieniem doskonałości są adekwatne do uwarunkowań w jakich realizowany jest projekt i stale doskonalone procesy oraz zasoby zarządzania projektami. Warto spojrzeć na nie na poziomie całej organizacji, zespołów projektowych i współpracy z otoczeniem. Jednak projekt nie dzieje się w próżni, dlatego taką samą uwagę należy poświęcić innym kluczowym procesom i zasobom istniejącym w firmie (np. procesy HR, R&D czy wytyczne ISO), by wspierały one doskonałość projektową.

Doskonałe zarządzanie projektami: REZULTATY PROJEKTU

Dowodem na doskonałość zarządzania projektami są rezultaty. Warto tu zadać sobie pytanie, czy zostały one osiągnięte dzięki czy pomimo sposobu, w jaki zarządzany był projekt 😊 Oto trzy kluczowe aspekty, na jakie warto tu zwrócić uwagę:

  1. Doskonale zarządzane projekty zapewniają wysoką (i stabilną lub rosnącą w trakcie ich trwania) satysfakcję Klientów, zespołu projektowego oraz innych kluczowych interesariuszy (oraz mogą to udokumentować).
  2. Dostarczanie uzgodnionych lub wykraczających poza cele projektu wyników (np. dodatkowa wartość dla organizacji, pracowników, partnerów, środowiska społecznego, gospodarczego, politycznego czy naturalnego).
  3. Zadbanie o wysoką wydajność (skuteczność i sprawność) sposobu działania.

Doskonałe zarządzanie projektami: NIEZBĘDNIK, CZYLI CYKL PDCA

Jednym z kluczowych elementów standardu IPMA PEB® jest oparcie się o cykl PDCA. Warto przeanalizować na ile w zarządzaniu projektami przykładamy troskę do każdego z czterech elementów:

  • planowania działań zapewniających sukces w danym wymiarze lub aspekcie doskonałości,
  • wdrażania ich,
  • przeglądu ich efektywności i skuteczności
  • oraz wprowadzania usprawnień.

Doskonałe zarządzanie projektami: ARKUSZ REFLEKSJI

Po tym krótkim wprowadzeniu do wymiarów doskonałości zarządzania projektami wg Standardu IPMA PEB® zapraszam Cię do formatki, którą możesz wykorzystać do refleksji nad tym, w jaki sposób wygląda to u Ciebie, w Twoim projekcie. Formatkę przestawiam w dwóch wersjach:

  1. PDF do druku (najlepiej to zrobić na A3 lub A0) jeśli chcesz pracować offline (indywidualnie lub grupowo) - POBIERZ PL, ENG;
  2. PNG do wrzucenia jako szablon do przestrzeni pracy wirtualnej (np. jako tło na Mural, Miro, Jamboard itp.) – POBIERZ PL, ENG, PRZETESTUJ NA MURAL PL, ENG.

Skontaktuj się ze mną (napisz@magdalenarobak.pl), jeśli chcesz otrzymać wersją edytowalną (np. XLS) 😊

W Arkuszu Refleksji znajdziesz krótką charakterystykę dla każdego z 9 głównych punktów standardu IPMA PEB® i przestrzeń na to, żebyś określił/a:

  • na ile trafnie przedstawione charakterystyki opisują Twój projekt, Twoje projekty lub Twoje podejście do zarządzania projektami;
  • 3 elementy, które w każdym punkcie działają dobrze („co daje wartość, którą zaznaczyłeś);
  • 3 elementy, które czujesz, że wymagają zmiany, by podnieść doskonałość w zarządzaniu projektem / projektami (tu możesz zadać sobie pytanie „co dałoby 10” lub „co potrzebujesz wprowadzić, żeby zbliżyć się do 10”).

Celem jest nie tylko refleksja, ale także wyciągnięcie z niej wniosków i wprowadzenie zmiany. Dlatego w Arkuszu jest miejsce na określenie:

  • w którym obszarze poprawa jest najistotniejsza,
  • trzech głównych zmian, jakich chcesz dokonać w ciągu 3 miesięcy.

Doskonałe zarządzanie projektami: PODSUMOWANIE I ZAPROSZENIE

Doskonałe zarządzania projektami to nie jeden, ostateczny, ściśle określony punkt tylko proces stałego rozwoju. Przegląd „Jak jest teraz” przyda się:

  • Kierownikom projektów,
  • Zespołom projektowym,
  • PMO,
  • Sponsorom,
  • a nawet Klientom i Partnerom biznesowym (nie musisz prowadzić danego projektu, by przeprowadzić refleksję w jaki sposób udoskonalić proces zarządzania nim).

Oczywiście im więcej perspektyw uwzględnisz tym lepsze decyzje o zmianie możesz podjąć.

Jeśli będziesz potrzebować wsparcia lub poprowadzenia w tym procesie – nie zawahaj się skontaktować się ze mną 😊 Mój adres mail: napisz@magdalenarobak.pl.

Kompletny Standard doskonałości zarządzania projektami IPMA PEB® obejmuje 20 szczegółowych elementów do przeglądu. W oparciu o niego opracowałam (realizowany także w formule on-line) proces Lessons Learned wg IPMA PEB©, który może być poprowadzony na różnych poziomach szczegółowości. W podstawowej wersji prowadzę w nim kierowników projektu przez pogłębiony wywiad (zdalnie) oparty o 90 pytań. W rozszerzonej realizuję także wywiady z kluczowymi interesariuszami lub organizuje taki przegląd w formule warsztatowej. 

Więcej informacji o Lessons Learned wg IPMA PEB znajdziesz TUTAJ.

Jak możesz pracować z Arkuszem Refleksji w firmie? Sprawdź TUTAJ.

 

Powodzenia w zmianie i zapraszam do kontaktu, jeśli mogę Cię wesprzeć w tym zakresie!

2021 @ Magdalena Robak

Jeśli znasz kogoś, kogo ten materiał może zaciekawić - udostępnij go. A jeśli Ty lub ktoś z Twojego otoczenia potrzebuje wsparcia w podobnym obszarze - skontaktuj się :)

Podobne artykuły: