PYTANIA NA ROZGRZEWKĘ:
- Jak chcesz, żeby wyglądały Twoje relacje z zespołem?
- Jak chcesz, żeby pracownicy współpracowali ze sobą i z otoczeniem?
Wiesz już na czym polega Twoja praca, poznałeś ludzi… Poznałeś potrzeby i bolączki Twojego zespołu. Wiesz, jak działają, co jest dla Was ważne. Nadszedł czas na uzgodnienie, w jaki sposób powinien funkcjonować Twój zespół – czyli na stworzenie expose.
Dwa podstawowe błędy, które możesz zrobić na tym etapie to:
- Założyć, że nie trzeba o tym mówić, bo to jest oczywiste.
- Założyć, że pewnych słów nie trzeba definiować, bo… są oczywiste.
dlaczego wprowadzać expose lidera / zespołu?
Podczas szkoleń często słyszę od Uczestników, że ludzie nie działają tak, jak powinni, że nie przestrzegają norm, które są oczywiste: szacunek do innych, dobra komunikacja, współpraca, zaangażowanie… Kiedy pytam „Co zrobiliście, żeby tego przestrzegali?” słyszę „To przecież oczywiste, że tak powinno być. O podstawach nie trzeba rozmawiać”. I tu być może Cię zaskoczę: TRZEBA 🙂 Bo każdy z Was może rozumieć je inaczej.
Pamiętam Panią Prezes, dla której kultura słowa i zachowania były ważniejsze niż kompetencje. Mówiła: „Umiejętności można nabyć… Kultury nie”. Trzymała się tego podczas rekrutacji nowych pracowników oraz kładła na to silny nacisk w ocenie pracy. I bardzo mocno komunikowała każdej nowej osobie w zespole, że obowiązują u niej zasady savoir-vivre. „A co to znaczy?” – pytałam. „No wiesz… po prostu kultura w kontaktach, to przecież oczywiste”.
Weźmy na przykład zaangażowanie… Co to znaczy? Że – jak kiedyś pisali Amerykanie – ktoś pracuje ponad 60h tygodniowo? Że zostaje po godzinach, jeśli tego trzeba (nawet kosztem życia prywatnego)? A może, że pomaga innym w ich zadaniach? Lub wychodzi ponad swoje podstawowe obowiązki? No właśnie… Niby definicja słownikowa jest, ale w codziennym życiu rozumień może być tak wiele, jak wielu jest szefów.
schemat expose lidera / zespołu
Książka, w której możesz przeczytać o expose oraz podstawowych narzędziach komunikacji szefa (np. udzielanie feedbacku) to Gut & Haman, „Psychologia szefa. Szef to zawód”. Przedstawiony poniżej model jest oparty na modelu Guta i Hamana oraz Z. Dolata, „Ucz samodyscypliny”, Pracownik Fizyczny nr 22 (08.2014).
W skrócie w ramach expose należy ustalić cztery kwestie:
- Na jakich podstawowych wartościach chcemy oprzeć nasza współpracę?
- Jakich zachowań nie chcemy w naszym zespole (nie będziemy ich akceptować)?
- Jakie zachowania są pożądane (oczekujemy ich)?
- Czego zespół może oczekiwać od Ciebie, jako szefa?
trzy ważne uwagi do expose lidera / zespołu
- Określ nie więcej niż 3 – 5 wartości, na których chcesz oprzeć współpracę z zespołem. Im więcej ich będzie tym mniejsza szansa, że je zapamiętacie a więc będziecie przestrzegać.
- Zadbaj, żeby zachowania były konkretne, wymierne i powiązane z wartościami.
- Zastanów się, które zachowania do której kategorii warto przypisać. Np. nie informowanie o problemach bardziej pasuje do zachowań, których nie będziesz akceptować a przedstawianie pomysłów usprawnień do zachowań, które będziesz wspierać. Odwrotny układ trochę „zgrzyta” (karanie za brak pomysłów usprawnień i docenianie za informowanie o problemach).
jak uzgadniać expose lidera / zespołu?
W zależności od tego, jaki styl kierowania chcesz przyjąć masz trzy możliwości przedstawienia expose:
Sam tworzysz expose i wygłaszasz je ludziom. Nie konsultujesz go z nimi tylko wyjaśniasz wątpliwości, jeśli się pojawią.
Tworzysz expose i wygłaszasz je ludziom. Pytasz, czy chcą coś dołożyć, czy są elementy na które nie zwróciłeś uwagi a powinny się znaleźć w zasadach współpracy i je włączasz.
Proponujesz (lub nie) kluczowe wartości a następnie zapraszasz zespół do wspólnego wypracowania wartości oraz określenia pozostałych elementów. Expose staje się Waszymi wspólnymi regułami gry.
Kiedy będziecie rozmawiać o expose zespół może wyrażać zaniepokojenie bądź przeciwnie – biernie przyjmować przekazywane treści. Dla Ciebie ważne jest, by zapewnić jak najlepsze obopólne zrozumienie zasad i informacji – tak, aby uniknąć w przyszłości napięć związanych z błędnymi interpretacjami. Dlatego powinieneś:
- zachęcać ludzi do jawnego wyrażania obaw, odczuć i oczekiwań oraz do zadawania pytań,
- nie negować obaw i uwag podwładnych – wyjaśniać wszystkie wątpliwości (nawet te, które wydają Ci się mało istotne).
Pamiętaj, że nowe wyzwania lub wymagania firmy, a także zdobyte przez Ciebie doświadczenia mogą spowodować, że expose będzie ulegać zmianom. Jest to naturalny proces. W takiej sytuacji jak najszybciej poinformuj zespół o zmianie hierarchii wartości lub o pojawieniu się nowych priorytetów.
twoja osobista refleksja
PYTANIA NA PODSUMOWANIE:
- Co jest dla Ciebie najważniejsze we współpracy i w jakich zachowaniach to się powinno przejawiać?
- Jak chcesz, żeby Twój zespół współpracował między sobą i z Tobą za 3 miesiące? A jak nie chcesz, żeby współpracował?
- W jakim stopniu chcesz włączyć zespół do tworzenia „reguł gry” – którą opcję wybierasz?
TWÓJ MINI-PROJEKT:
- Jakie trzy najważniejsze/pierwsze kroki wykonasz?
- Kiedy to zrobisz?
- Czego do tego potrzebujesz?
- Po czym poznasz, że cel został osiągnięty?
| EXPOSE LIDERA – PRZYKŁAD W WERSJI „W DÓŁ” |
|---|
| Żeby lepiej zobrazować, jak może wyglądać ustalanie reguł współpracy w zespole – poniżej przedstawiam przykład mini-expose przedstawione „w dół” z możliwością uzupełnienia przez zespół 🙂 Zależy mi, żeby nasza współpraca była nie tylko efektywna, ale też wzmacniała nas wszystkich i naszą firmę. Kluczowe zasady, którymi chcę, żebyśmy się kierowali to wsparcie i efektywność. Zachowania sprzeczne z tymi wartościami, których nie będę akceptować to: * brak reakcji na marnotrawienie zasobów (czasu, materiałów itp.) wynikające ze złego planowania, organizowania lub realizacji zadań, * zamiatanie spraw pod dywan: brak uprzedzania lub informowania o sytuacjach trudnych i problemowych, które są istotne dla realizacji zadań naszych i firmy, * utrudnianie pracy innym poprzez opóźnianie własnych działań, nieprzekazywanie niezbędnych informacji czy przez wprowadzanie atmosfery konfliktu i napięcia we współpracy. Natomiast szczególnie doceniać będę: * propozycje usprawnień w działaniu zespołu i firmy, które pozytywnie wpłyną na efektywność i jakość naszych wspólnych działań, * wspieranie kolegów i koleżanek w sytuacji, gdy wymagają pomocy przy realizacji zadań, * samodzielne szukanie rozwiązań w sytuacjach trudnych we współpracy; rozwiązań, które akceptują wszystkie osoby zaangażowane w sytuację. Możecie ode mnie liczyć na: * pomoc zawsze, gdy będziecie mieli problem lub sytuację kryzysową w realizacji zadań, we współpracy między sobą i z innymi zespołami, * włączanie Was w szkolenia, zadania i projekty zgodne z Waszymi potrzebami rozwojowymi i zainteresowaniami, * otwarte drzwi, gdy będziecie mnie potrzebować, będziecie mieli pytania lub wątpliwości. Czy jest coś, co mogę jeszcze wyjaśnić lub dopowiedzieć? Jakie jeszcze zasady i reguły powinniśmy według Was włączyć do naszych zasad pracy i współpracy? |
Przypisy:
[1] Kick-off opisany m.in. w PRINCE2. Jeśli chcesz poszerzyć wiedzę – TU znajdziesz szeroko opisany model spotkań inicjujących w projektach (ENG).
