+48 607 380 439 | napisz@magdalenarobak.pl

blog

NOWY MENEDŻER LEKCJA 3: Poznać kontekst, w którym działam

PYTANIA NA ROZGRZEWKĘ:
  1. Jakie wyniki masz osiągać i jakie procesy Cię dotyczą?
  2. Z jakimi innymi obszarami w firmie musisz współpracować i czego one oczekują?
  3. Czego oczekuje od Ciebie twój Szef… i czego Ty od niego?

Podczas szkoleń dla nowych szefów bardzo często zadajemy sobie wspólnie pytanie: Co zrobić, gdy wchodzimy do nowego zespołu? Jakie działania powinniśmy podjąć? Odpowiedź, jaka się często pojawia to:

Przez pierwsze tygodnie przede wszystkim obserwuję.

I to jest ok – potrzebujesz najpierw poznać środowisko, w którym będziesz pracować. Jednak zanim rozpoczniesz obserwację lub równolegle z nią musisz ustalić konkretne informacje, które nadadzą ramy Twojemu działaniu. Masz trzy podstawowe źródła danych o tym, jak powinna wyglądać Twoja praca: Twoja firma (dokumenty formalne), Twój szef i Twój zespół.

twoja firma

Dokumenty formalne określają podstawowe założenia związane z Twoją pracą: zakres obowiązków, sposób pracy, aspekty formalne. Z czym powinieneś się zapoznać?

  • FIRMA: Misja, wizja i wartości firmowe, regulaminy, przepisy i standardy ogólne, kodeks etyczny, role i zadania innych działów (szczególnie tych, z którymi będziesz blisko współpracować)
  • ZESPÓŁ: Procedury, instrukcje, dodatkowe wytyczne związane bezpośrednio z Waszymi zadaniami
  • STANOWISKO: Opis stanowiska pracy, dodatkowe wytyczne związane z funkcją, która pełnisz w tym związane z systemem ocen, wynagradzania, motywacyjnym itp.

Wiem, że podczas wprowadzenia na nowe stanowisko jest masa kwitów do przeczytania. Ale naprawdę warto poświęcić na to czas, a nie tylko podpisać „zapoznałem się”. „Nie miałem czasu przeczytać” nie jest wytłumaczeniem.

twój szef

Zacznijmy od Szefa. Co powinno zostać między Wami uzgodnione?

  • Za co jesteś, a za co nie jesteś odpowiedzialny na swoim stanowisku?
  • Jakie decyzje masz podejmować samodzielnie, jakie konsultować a jakich nie podejmować (tylko przekazywać do Szefa)?
  • Na co szczególnie powinieneś zwracać uwagę w swojej pracy i w pracy twojego zespołu?
  • Priorytety dla Twojego zespołu i dla Ciebie (oraz w jaki sposób te priorytety są określane)
  • Czego twój Szef oczekuje od Ciebie w ramach Waszej współpracy i czego Ty potrzebujesz od niego?

twój zespół

A co warto omówić ze swoimi ludźmi?

  • Kluczowe cele i zadania Twojego zespołu. Warto też określić Waszą misję w Firmie.
  • Struktura i odpowiedzialność poszczególnych osób.
  • Ważne terminy / daty o których trzeba pamiętać.
  • Czynniki sukcesu – czyli kiedy Wasza praca jest wykonana dobrze?
  • Jak powinien wyglądać przepływ informacji (wewnątrz Twojego zespołu i z otoczeniem – w firmie i poza nią)?
  • Co może Wam utrudniać działania i jak temu zapobiec bądź reagować, gdy wystąpi (zarządzanie ryzykiem) oraz kto za co będzie tu odpowiedzialny?
  • Jak będziecie postępować ze zmianami?

W podejściu projektowym to jest tzw. kick-off[1] – „kopniak” na rozpoczęcie projektu. Dzięki temu ludzie nie mają wątpliwości (no… przynajmniej mniejsze) dokąd, kto, co, kiedy i w jaki sposób.

To, co na tym etapie jest bardzo ważne: NIE BÓJ SIĘ PYTAĆ. Jeśli masz jakiekolwiek niejasności – pytaj. Jeśli coś nie jest doprecyzowane – pytaj. Jeśli czegoś nie ma – pytaj i proś o to. Powiesz, że przecież na samym początku drogi jeszcze nie wiesz, o co pytać? Ok, to pytaj, gdy tylko pojawi się jakakolwiek luka czy wątpliwość. Tak, by za chwilę nie rozrosła się w kanion nie do przeskoczenia.

twoja osobista refleksja

PYTANIA NA PODSUMOWANIE:

  1. Jakie dokumenty formalne już znasz, a wiedzy o czym jeszcze Ci brakuje?
  2. Co uzgodniłeś ze swoim Szefem, a co jeszcze powinniście ustalić?
  3. Co uzgodniłeś ze swoim zespołem, a co jeszcze powinniście doprecyzować?

TWÓJ MINI-PROJEKT:

  1. Jakie trzy najważniejsze/pierwsze kroki wykonasz?
  2. Kiedy to zrobisz?
  3. Czego do tego potrzebujesz?
  4. Po czym poznasz, że cel został osiągnięty?

Przypisy:

[1] Kick-off opisany m.in. w PRINCE2. Jeśli chcesz poszerzyć wiedzę – TU znajdziesz szeroko opisany model spotkań inicjujących w projektach (ENG). 

Jeśli masz pytania lub potrzeby związane z rozwojem kompetencji osób, firmy lub w projektach – skontaktuj się ze mną, wesprę Cię.  A jeśli znasz kogoś, kogo ten artykuł może zaciekawić – podziel się. 

Odwiedź także: CleanDynamics.pl – procesy rozwojowe z metaforą  |  QuickWin-Zone.eu – szybkie punktowe rozwiązania dla menedżerów

Użyte na stronie materiały, treści, artykuły i grafiki, których autorzy nie zostali wskazani, są mojego autorstwa (© Magdalena Robak). Treści ze strony są dostępne na licencji CC BY-NC-ND, o ile nie napisałam inaczej. Będę wdzięczna jeśli to uszanujesz i wskażesz źródło, jeśli je wykorzystasz lub udostępnisz. Wzorzec do obrazków z ludkami – pixabay.com (licencja CC0). Szablon Wordpress – Anders Norén. Wykonanie strony: Magdalena Robak, własnymi rękami (wsparcie programistyczne – Zoltan Multimedia) 🙂