blog5
NOWY MENADŻER - LEKCJA 4: Uzgodnić oczekiwania. Expose lidera / zespołu
Parent Category: Kompetencje menedżerskie
Hits: 4720

PYTANIA NA ROZGRZEWKĘ:

  1. Jak chcesz, żeby wyglądały Twoje relacje z zespołem?
  2. Jak chcesz, żeby pracownicy współpracowali ze sobą i z otoczeniem?

Wiesz już na czym polega Twoja praca, poznałeś ludzi... Poznałeś potrzeby i bolączki Twojego zespołu. Wiesz, jak działają, co jest dla Was ważne. Nadszedł czas na uzgodnienie, w jaki sposób powinien funkcjonować Twój zespół – czyli na stworzenie expose.

Dwa podstawowe błędy, które możesz zrobić na tym etapie to:

  • Założyć, że nie trzeba o tym mówić, bo to jest oczywiste.
  • Założyć, że pewnych słów nie trzeba definiować, bo... są oczywiste.

DLACZEGO EXPOSE LIDERA / ZESPOŁU?

Podczas szkoleń często słyszę od Uczestników, że ludzie nie działają tak, jak powinni, że nie przestrzegają norm, które są oczywiste: szacunek do innych, dobra komunikacja, współpraca, zaangażowanie… Kiedy pytam „Co zrobiliście, żeby tego przestrzegali?” słyszę „To przecież oczywiste, że tak powinno być. O podstawach nie trzeba rozmawiać”. I tu być może Cię zaskoczę: TRZEBA :) Bo każdy z Was może rozumieć je inaczej.

Pamiętam Panią Prezes, dla której kultura słowa i zachowania były ważniejsze niż kompetencje. Mówiła: „Umiejętności można nabyć… Kultury nie”. Trzymała się tego podczas rekrutacji nowych pracowników oraz kładła na to silny nacisk w ocenie pracy. I bardzo mocno komunikowała każdej nowej osobie w zespole, że obowiązują u niej zasady savoir-vivre. „A co to znaczy?” – pytałam. „No wiesz... po prostu kultura w kontaktach, to przecież oczywiste”.

Weźmy na przykład zaangażowanie... Co to znaczy? Że – jak kiedyś pisali Amerykanie – ktoś pracuje ponad 60h tygodniowo? Że zostaje po godzinach, jeśli tego trzeba (nawet kosztem życia prywatnego)? A może, że pomaga innym w ich zadaniach? Lub wychodzi ponad swoje podstawowe obowiązki? No właśnie... Niby definicja słownikowa jest, ale w codziennym życiu rozumień może być tak wiele, jak wielu jest szefów.

SCHEMAT EXPOSE LIDERA / ZESPOŁU

Książka, w której możesz przeczytać o expose oraz podstawowych narzędziach komunikacji szefa (np. udzielanie feedbacku) to Gut & Haman, "Psychologia szefa. Szef to zawód". Przedstawiony poniżej model jest oparty na modelu Guta i Hamana oraz Z. Dolata, "Ucz samodyscypliny", Pracownik Fizyczny nr 22 (08.2014).

W skrócie w ramach expose należy ustalić cztery kwestie:

  1. Na jakich podstawowych wartościach chcemy oprzeć nasza współpracę?
  2. Jakich zachowań nie chcemy w naszym zespole (nie będziemy ich akceptować)?
  3. Jakie zachowania są pożądane (oczekujemy ich)?
  4. Czego zespół może oczekiwać os Ciebie, jako szefa?

expose midi MRobak

TRZY WAŻNE UWAGI DO EXPOSE LIDERA / ZESPOŁU

  • Określ nie więcej niż 3 – 5 wartości, na których chcesz oprzeć współpracę z zespołem. Im więcej ich będzie tym mniejsza szansa, że je zapamiętacie a więc będziecie przestrzegać.
  • Zadbaj, żeby zachowania były konkretne, wymierne i powiązane z wartościami.
  • Zastanów się, które zachowania do której kategorii warto przypisać. Np. nie informowanie o problemach bardziej pasuje do zachowań, których nie będziesz akceptować a przedstawianie pomysłów usprawnień do zachowań, które będziesz wspierać. Odwrotny układ trochę „zgrzyta” (karanie za brak pomysłów usprawnień i docenianie za informowanie o problemach).

JAK UZGADNIAĆ EXPOSE LIDERA / ZESPOŁU?

W zależności od tego, jaki styl kierowania chcesz przyjąć masz trzy możliwości przedstawienia expose:

expose w dol expose poziomo expose w gore
Sam tworzysz expose i wygłaszasz je ludziom. Nie konsultujesz go z nimi tylko wyjaśniasz wątpliwości, jeśli się pojawią. Tworzysz expose i wygłaszasz je ludziom. Pytasz, czy chcą coś dołożyć, czy są elementy na które nie zwróciłeś uwagi a powinny się znaleźć w zasadach współpracy i je włączasz. Określasz podstawowe wartości a następnie zapraszasz zespół do wspólnego uzupełnienia wartości oraz określenia pozostałych elementów. Expose staje się Waszymi wspólnymi regułami gry.

Kiedy będziecie rozmawiać o expose zespół może wyrażać zaniepokojenie bądź przeciwnie – biernie przyjmować przekazywane treści. Dla Ciebie ważne jest, by zapewnić jak najlepsze obopólne zrozumienie zasad i informacji – tak, aby uniknąć w przyszłości napięć związanych z błędnymi interpretacjami. Dlatego powinieneś:

  • zachęcać ludzi do jawnego wyrażania obaw, odczuć i oczekiwań oraz do zadawania pytań,
  • nie negować obaw i uwag podwładnych – wyjaśniać wszystkie wątpliwości (nawet te, które wydają Ci się mało istotne).

Pamiętaj, że nowe wyzwania lub wymagania firmy, a także zdobyte przez Ciebie doświadczenia mogą spowodować, że expose będzie ulegać zmianom. Jest to naturalny proces. W takiej sytuacji jak najszybciej poinformuj zespół o zmianie hierarchii wartości lub o pojawieniu się nowych priorytetów.

TWOJA PRACA DOMOWA

PYTANIA NA PODSUMOWANIE:

  1. Co jest dla Ciebie najważniejsze we współpracy i w jakich zachowaniach to się powinno przejawiać?
  2. Jak chcesz, żeby Twój zespół współpracował między sobą i z Tobą za 3 miesiące? A jak nie chcesz, żeby współpracował?
  3. W jakim stopniu chcesz włączyć zespół do tworzenia "reguł gry" – którą opcję wybierasz?

TWÓJ MINI-PROJEKT:

  1. Jakie trzy najważniejsze/pierwsze kroki wykonasz?
  2. Kiedy to zrobisz?
  3. Czego do tego potrzebujesz?
  4. Po czym poznasz, że cel został osiągnięty?

POBIERZ PODRĘCZNIK DLA NOWYCH MENEDŻERÓW Z ARKUSZAMI ĆWICZEŃ.

EXPOSE LIDERA – PRZYKŁAD W WERSJI „W DÓŁ”

Żeby lepiej zobrazować, jak może wyglądać ustalanie reguł współpracy w zespole – poniżej przedstawiam przykład mini-expose przedstawione „w dół” z możliwością uzupełnienia przez zespół :)

Zależy mi, żeby nasza współpraca była nie tylko efektywna, ale też wzmacniała nas wszystkich i naszą firmę. Kluczowe zasady, którymi chcę, żebyśmy się kierowali to wsparcie i efektywność.

Zachowania sprzeczne z tymi wartościami, których nie będę akceptować to:

  • brak reakcji na marnotrawienie zasobów (czasu, materiałów itp.) wynikające ze złego planowania, organizowania lub realizacji zadań,
  • zamiatanie spraw pod dywan: nieuprzedzanie lub nieinformowanie o sytuacjach trudnych i problemowych, które są istotne dla realizacji zadań naszych i firmy,
  • utrudnianie pracy innym poprzez opóźnianie własnych działań, nieprzekazywanie niezbędnych informacji czy przez wprowadzanie atmosfery konfliktu i napięcia we współpracy.

Natomiast szczególnie doceniać będę:

  • propozycje usprawnień w działaniu zespołu i firmy, które pozytywnie wpłyną na efektywność i jakość naszych wspólnych działań,
  • wspieranie kolegów i koleżanek w sytuacji, gdy wymagają pomocy przy realizacji zadań,
  • samodzielne szukanie rozwiązań w sytuacjach trudnych we współpracy; rozwiązań, które akceptują wszystkie osoby zaangażowane w sytuację.

Możecie ode mnie liczyć na:

  • pomoc zawsze, gdy będziecie mieli problem lub sytuację kryzysową w realizacji zadań, we współpracy między sobą i z innymi zespołami,
  • włączanie Was w szkolenia, zadania i projekty zgodne z Waszymi potrzebami rozwojowymi i zainteresowaniami,
  • otwarte drzwi, gdy będziecie mnie potrzebować, będziecie mieli pytania lub wątpliwości.

Czy jest coś, co mogę jeszcze wyjaśnić lub dopowiedzieć? Jakie jeszcze zasady i reguły powinniśmy według Was włączyć do naszych zasad pracy i współpracy?

Jeśli potrzebujesz wsparcia szkoleniowego dla "first time managerów" - zapraszam na szkolenie otwarte "Od pracownika do lidera: Nowa rola, funkcje, narzędzia pracy z zespołem". Jeśli chcesz zastanowić się nad swoją rolą i misją, jako lidera - zapraszam na szkolenie JA LIDER. Moje cele - moje działania.

© 2018 Magdalena Robak

Jeśli masz podobne wyzwanie - skontaktuj się ze mną, wesprę Cię.  A jeśli znasz kogoś, kogo ten artykuł może zaciekawić - podziel się. 

WSZYSTKIE LEKCJE

 

Podobne artykuły: