PYTANIA NA ROZGRZEWKĘ:
- Jakie wyniki masz osiągać i jakie procesy Cię dotyczą?
- Z jakimi innymi obszarami w firmie musisz współpracować i czego one oczekują?
- Czego oczekuje od Ciebie twój Szef… i czego Ty od niego?
Podczas szkoleń dla nowych szefów bardzo często zadajemy sobie wspólnie pytanie: Co zrobić, gdy wchodzimy do nowego zespołu? Jakie działania powinniśmy podjąć? Odpowiedź, jaka się często pojawia to:
Przez pierwsze tygodnie przede wszystkim obserwuję.
I to jest ok – potrzebujesz najpierw poznać środowisko, w którym będziesz pracować. Jednak zanim rozpoczniesz obserwację lub równolegle z nią musisz ustalić konkretne informacje, które nadadzą ramy Twojemu działaniu. Masz trzy podstawowe źródła danych o tym, jak powinna wyglądać Twoja praca: Twoja firma (dokumenty formalne), Twój szef i Twój zespół.
twoja firma
Dokumenty formalne określają podstawowe założenia związane z Twoją pracą: zakres obowiązków, sposób pracy, aspekty formalne. Z czym powinieneś się zapoznać?
- FIRMA: Misja, wizja i wartości firmowe, regulaminy, przepisy i standardy ogólne, kodeks etyczny, role i zadania innych działów (szczególnie tych, z którymi będziesz blisko współpracować)
- ZESPÓŁ: Procedury, instrukcje, dodatkowe wytyczne związane bezpośrednio z Waszymi zadaniami
- STANOWISKO: Opis stanowiska pracy, dodatkowe wytyczne związane z funkcją, która pełnisz w tym związane z systemem ocen, wynagradzania, motywacyjnym itp.
Wiem, że podczas wprowadzenia na nowe stanowisko jest masa kwitów do przeczytania. Ale naprawdę warto poświęcić na to czas, a nie tylko podpisać „zapoznałem się”. „Nie miałem czasu przeczytać” nie jest wytłumaczeniem.
twój szef
Zacznijmy od Szefa. Co powinno zostać między Wami uzgodnione?
- Za co jesteś, a za co nie jesteś odpowiedzialny na swoim stanowisku?
- Jakie decyzje masz podejmować samodzielnie, jakie konsultować a jakich nie podejmować (tylko przekazywać do Szefa)?
- Na co szczególnie powinieneś zwracać uwagę w swojej pracy i w pracy twojego zespołu?
- Priorytety dla Twojego zespołu i dla Ciebie (oraz w jaki sposób te priorytety są określane)
- Czego twój Szef oczekuje od Ciebie w ramach Waszej współpracy i czego Ty potrzebujesz od niego?
twój zespół
A co warto omówić ze swoimi ludźmi?
- Kluczowe cele i zadania Twojego zespołu. Warto też określić Waszą misję w Firmie.
- Struktura i odpowiedzialność poszczególnych osób.
- Ważne terminy / daty o których trzeba pamiętać.
- Czynniki sukcesu – czyli kiedy Wasza praca jest wykonana dobrze?
- Jak powinien wyglądać przepływ informacji (wewnątrz Twojego zespołu i z otoczeniem – w firmie i poza nią)?
- Co może Wam utrudniać działania i jak temu zapobiec bądź reagować, gdy wystąpi (zarządzanie ryzykiem) oraz kto za co będzie tu odpowiedzialny?
- Jak będziecie postępować ze zmianami?
W podejściu projektowym to jest tzw. kick-off[1] – „kopniak” na rozpoczęcie projektu. Dzięki temu ludzie nie mają wątpliwości (no… przynajmniej mniejsze) dokąd, kto, co, kiedy i w jaki sposób.
To, co na tym etapie jest bardzo ważne: NIE BÓJ SIĘ PYTAĆ. Jeśli masz jakiekolwiek niejasności – pytaj. Jeśli coś nie jest doprecyzowane – pytaj. Jeśli czegoś nie ma – pytaj i proś o to. Powiesz, że przecież na samym początku drogi jeszcze nie wiesz, o co pytać? Ok, to pytaj, gdy tylko pojawi się jakakolwiek luka czy wątpliwość. Tak, by za chwilę nie rozrosła się w kanion nie do przeskoczenia.
twoja osobista refleksja
PYTANIA NA PODSUMOWANIE:
- Jakie dokumenty formalne już znasz, a wiedzy o czym jeszcze Ci brakuje?
- Co uzgodniłeś ze swoim Szefem, a co jeszcze powinniście ustalić?
- Co uzgodniłeś ze swoim zespołem, a co jeszcze powinniście doprecyzować?
TWÓJ MINI-PROJEKT:
- Jakie trzy najważniejsze/pierwsze kroki wykonasz?
- Kiedy to zrobisz?
- Czego do tego potrzebujesz?
- Po czym poznasz, że cel został osiągnięty?
Przypisy:
[1] Kick-off opisany m.in. w PRINCE2. Jeśli chcesz poszerzyć wiedzę – TU znajdziesz szeroko opisany model spotkań inicjujących w projektach (ENG).
