W marcu w oparciu o Standard IPMA PEB® opracowałam arkusz inspirujący do refleksji nad doskonałością zarządzania projektami. Opis arkusza i sam arkusz znajdziesz TUTAJ. Potem otrzymałam pytanie: „Jak, pracując z Arkuszem, można połączyć dane z kilku projektów w tym samym obszarze?„. I o tym właśnie opowiadam 🙂
arkusz refleksji IPMA PEB®: wybierz do analizy typ projektu zamiast konkretnego projektu
Pierwotnie Arkusz Refleksji opracowany został, żeby móc popatrzeć na sposób zarządzania konkretnym projektem (jego nazwę wpisujesz w pole „Twój projekt”). Jednak można ją wykorzystać także szerzej.
Zakładając, że realizujecie w firmie różnego typu projekty w danym obszarze (a w ramach każdego typu projektu – kilka różnych projektów) do jednej refleksji z wykorzystaniem Arkusza można zaprosić interesariuszy konkretnego TYPU projektu. Wtedy w „Twój projekt” wpisujesz typ projektu, a nie nazwę konkretnego projektu.
Przychodzi mi na myśl kilka wymiarów, które możesz wziąć pod uwagę gdy będziesz charakteryzować typ projektu:
- Gdzie jest źródło impulsu: Zarząd, Klient wewnętrzny, Klient zewnętrzny czy zespół?
- Jaki jest typ zmiany, jaką wprowadzacie: Interwencja, adaptacja czy innowacja?
- Dla kogo realizowane są projekty: dla nowych czy stałych Klientów?
- Czy projekty są powtarzalne, czy unikalne?
- Czy projekty obarczone są niskim, czy wysokim ryzykiem?
Jeśli Twoja firma ma swoją typologię – wykorzystaj ją na tym etapie, czyli na etapie określania, nad jakim typem (kategorią) projektów chcesz przeprowadzić refleksję.
arkusz refleksji IPMA PEB®: punktowa refleksja firmowa
Załóżmy, że raz na jakiś czas chcesz zrobić ogólny przegląd doskonałości zarządzania projektami w firmie, by dowiedzieć się, co działa dobrze, a co warto udoskonalić w procesach zarządzania projektami. W tym celu np. raz na kilka miesięcy (a może raz w roku) możesz zebrać informacje od różnych osób z różnych projektów realizowanych w ramach tego samego TYPU projektu.
Pytasz wtedy o opinię dotyczącą projektów danego typu, w które okresie od… do… byli zaangażowani.
arkusz refleksji IPMA PEB®: systemowa refleksja firmowa
Gdy chcesz do doskonalenia zarządzania projektami podejść bardziej systemowo – wprowadź przegląd oparty o Arkusz Refleksji do procesu zarządzania projektami. Taką bieżącą refleksję możesz włączyć na głównych etapach realizacji projektu i / lub na jego zakończenie. W ten sposób zapewniasz gromadzenie na bieżąco danych, dzięki czemu są one obarczone mniejszym ryzykiem błędnej pamięci 🙂 Zadbaj o to, by przemyślenia były gromadzone w wersji, którą potem łatwo wykorzystasz w ich analizie.
Następnie w określonych odstępach czasowych (kwartał, pół roku, czy 1 rok) analizuj uzyskane informacje. Możesz to zrobić:
- sam/sama,
- wraz z dedykowanym do tego Zespołem
- lub ze wsparciem doświadczonego asesora IPMA PEB®.
arkusz refleksji IPMA PEB®: przykładowy proces zbierania informacji
Wykorzystując Arkusz Refleksji do grupowego pozyskiwania informacji — możesz zastosować jedno z dwóch podejść:
- Każda osoba pracuje nad arkuszem samodzielnie (drukuje i wypełnia, nakleja postity w trybie incognito lub w oparciu o arkusz asesor prowadzi z nią wywiad) – dzięki temu Uczestnicy nie sugerują się innymi opiniami;
- Zapraszasz do wspólnej dyskusji, w której naklejacie wspólnie postity / notujecie na Arkuszu (tu masz efekt synergii – ludzie inspirują się wzajemnie), a jednocześnie zaznaczacie (np. kolorami), jak bardzo powszechnie dany element występuje w projektach tego samego typu.
Możesz też połączyć oba sposoby i zastosować poniższy schemat spotkania:
- Najpierw Uczestnicy oceniają i piszą/naklejają swoje opinie oraz przykłady samodzielnie (mogą to zrobić jeszcze przed spotkaniem).
- Potem razem grupujecie opinie we wspólne kategorie, patrząc na objętość (czyli częstość występowania) poszczególnych kategorii.
- Następnie dyskutujecie ważność i pilność zmiany w danym obszarze (jakie działania podjąć, by utrzymać lub rozpowszechnić w firmie dobre praktyki, a jakie by wyeliminować niedoskonałości).
- Na zakończenie wspólnie wybieracie TOP 3 CELE do wprowadzenia w określonym czasie (np. kwartale — przy ich precyzowaniu możecie skorzystać np. z podejścia OKR).
Na co warto zwrócić uwagę?
- Idealnie byłoby zapytać o opinię różnych interesariuszy – pisałam o tym w >> artykule wprowadzającym do Arkusza Refleksji.
- Dodaj do arkusza informacje o typie projektu, obszarze, w którym jest realizowany oraz informacje o Kierowniku Projektu. Pomoże Ci to w analizie uzyskanych informacji i wyciąganiu z niej wniosków.
arkusz refleksji IPMA PEB®: refleksja i co dalej?
Gdy już masz dane wsadowe — nadchodzi moment na analizę. Na co na pewno warto tu popatrzeć?
- Powtarzalność występowania konkretnych silnych stron i obszarów do wzmocnienia w ramach danego typu projektów lub w ogóle (niezależnie od typu projektu) – może wskazać na potrzebę doskonalenia istniejącego procesu ZP w firmie.
- Wskazywanie elementów przez konkretne grupy interesariuszy – może wskazać nierównowagę w zaopiekowaniu się różnymi interesariuszami w Waszych projektach.
- Powtarzalność występowania elementów w zależności od Kierownika Projektu – może wskazywać na potrzebę wzmocnienia ich kompetencji w określonym obszarze.
arkusz refleksji IPMA PEB®: warto skorzystać z doświadczenia asesora
IPMA PEB® zawiera 20 szczegółowych obszarów i praktyki, których dobra znajomość pomaga w pogłębieniu wstępnej refleksji. Można to zrobić w postaci warsztatów moderowanych lub wywiadów pogłębionych z kluczowymi interesariuszami (różne możliwości opisuję w artykule >> Lessons Learned wg IPMA PEB).
W takim procesie warto, żeby wsparła Was osoba dobrze znająca Model i doświadczona w prowadzeniu oceny doskonałości zarządzania projektami zgodnie z nim. Asesor może zadać pytania pogłębiające, które pomogą Wam odkryć więcej 🙂 Asesor może także wesprzeć Was na etapie implementowania Arkusza Refleksji (lub jego sprofilowanej dla Was wersji, np. w formacie XLS) w Waszej firmie.
Chcesz porozmawiać o różnych innych możliwościach pracy z Arkuszem Refleksji lub Standardami IPMA PEB®? Napisz do mnie i spotkajmy się na Wirtualnej Kawie 🙂 Bez zobowiązań, za to z dawką wiedzy i inspiracji.
