Arkusz Refleksji IPMA PEB. Jak można pracować z formatką w firmie?
Arkusz Refleksji IPMA PEB. Jak można pracować z formatką w firmie?
Parent Category: Blog
Hits: 204

W marcu w oparciu o Standard IPMA PEB® opracowałam arkusz inspirujący do refleksji nad doskonałością zarządzania projektami. Opis arkusza i sam arkusz możesz znaleźć TUTAJ. Potem otrzymałam pytanie: "Jak, pracując z Arkuszem, można połączyć dane z kilku projektów w tym samym obszarze?". W tym artykule na nie odpowiadam 😊

Arkusz Refleksji IPMA PEB®: Wybierz do analizy typ projektu zamiast konkretnego projektu

Pierwotnie Arkusz Refleksji opracowany został, żeby móc popatrzeć na sposób zarządzania konkretnym projektem (jego nazwę wpisujesz w pole "Twój projekt"). Jednak można ją wykorzystać także szerzej.

Zakładając, że realizujecie w firmie różnego typu projekty w danym obszarze (a w ramach każdego typu projektu – kilka różnych projektów) do jednej refleksji z wykorzystaniem Arkusza można zaprosić interesariuszy konkretnego TYPU projektu. Wtedy w „Twój projekt” wpisujesz typ projektu a nie nazwę konkretnego projektu.

Przychodzi mi na myśl kilka wymiarów, które możesz wziąć pod uwagę charakteryzując typ projektu:

  • Gdzie jest źródło impulsu: Zarząd, Klient wewnętrzny, Klient zewnętrzny czy zespół?
  • Jaki jest typ zmiany, jaką wprowadzacie: Interwencja, adaptacja czy innowacja?
  • Dla kogo realizowane są projekty: dla nowych czy stałych Klientów?
  • Czy projekty są powtarzalne czy unikalne?
  • Czy projekty obarczone są niskim czy wysokim ryzykiem?

Jeśli Twoja firma ma swoją typologię – wykorzystaj ją na tym etapie, czyli na etapie określania nad jakim typem (kategorią) projektów chcesz przeprowadzić refleksję. 

Arkusz Refleksji IPMA PEB®: Punktowa refleksja firmowa

Załóżmy, że raz na jakiś czas chcesz zrobić ogólny przegląd doskonałości zarządzania projektami w firmie, by dowiedzieć się, co działa dobrze a co warto udoskonalić w procesach zarządzania projektami. W tym celu np. raz na kilka miesięcy (a może raz w roku) możesz zebrać informacje od różnych osób z różnych projektów realizowanych w ramach tego samego TYPU projektu.

Pytasz wtedy o opinię dotyczącą projektów danego typu, w które okresie od... do... byli zaangażowani. 

Arkusz Refleksji IPMA PEB®: Systemowa refleksja firmowa 

Gdy chcesz do doskonalenia zarządzania projektami podejść bardziej systemowo – wprowadź przegląd oparty o Arkusz Refleksji do procesu zarządzania projektami. Taką bieżącą refleksję możesz włączyć na głównych etapach realizacji projektu i / lub na jego zakończenie. W ten sposób zapewniasz gromadzenie na bieżąco danych, dzięki czemu są one obarczone mniejszym ryzykiem błędnej pamięci 😊 Zadbaj o to, by przemyślenia były gromadzone w wersji, którą potem łatwo wykorzystasz w ich analizie. 

Następnie w określonych odstępach czasowych (kwartał, pół roku, czy 1 rok) analizuj uzyskane informacje. Możesz to zrobić:

  • sam/sama,
  • wraz z dedykowanym do tego Zespołem
  • lub ze wsparciem doświadczonego asesora IPMA PEB®.

Arkusz Refleksji IPMA PEB®: Przykładowy proces zbierania informacji 

Wykorzystując Arkusz Refleksji do grupowego pozyskiwania informacji - możesz zastosować jedno z dwóch podejść:

  1. Każda osoba pracuje nad arkuszem samodzielnie (drukuje i wypełnia, nakleja postity w trybie incognito lub w oparciu o arkusz asesor prowadzi z nią wywiad) – dzięki temu Uczestnicy nie sugerują się innymi opiniami;
  2. Zapraszasz do wspólnej dyskusji, w której naklejacie wspólnie postity / notujecie na Arkuszu (tu masz efekt synergii – ludzie inspirują się wzajemnie) a jednocześnie zaznaczacie (np. kolorami) na ile powszechnie dany element występuje w projektach tego samego typu.

Możesz też połączyć oba sposoby i zastosować poniższy schemat spotkania:

  1. Najpierw Uczestnicy oceniają i piszą/naklejają swoje opinie oraz przykłady samodzielnie (mogą to zrobić jeszcze przed spotkaniem).
  2. Potem razem grupujecie opinie we wspólne kategorie patrząc na objętość (czyli częstość występowania) poszczególnych kategorii.
  3. Następnie dyskutujecie ważność i pilność zmiany w danym obszarze (jakie działania podjąć, by utrzymać lub rozpowszechnić w firmie dobre praktyki a jakie, by wyeliminować niedoskonałości).
  4. Na zakończenie wspólnie wybieracie TOP 3 CELE do wprowadzenia w określonym czasie (np. kwartale - przy ich precyzowaniu możecie skorzystać np. z podejścia OKR).

Na co warto zwrócić uwagę?

  1. Idealnie byłoby zapytać o opinię różnych interesariuszy – pisałam o tym w >> artykule wprowadzającym do Arkusza Refleksji
  2. Dodaj do arkusza informacje o typie projektu, obszarze, w którym jest realizowany oraz informacje o Kierowniku Projektu. Pomoże Ci to w analizie uzyskanych informacji i wyciąganiu z niej wniosków.

Arkusz Refleksji IPMA PEB®: Refleksja i co dalej?

Gdy już masz dane wsadowe nadchodzi moment na analizę. Na co na pewno warto tu popatrzeć?

  • Powtarzalność występowania konkretnych silnych stron i obszarów do wzmocnienia w ramach danego typu projektów lub w ogóle (niezależnie od typu projektu) – może wskazać na potrzebę doskonalenia istniejącego procesu ZP w firmie.
  • Wskazywanie elementów przez konkretne grupy interesariuszy – może wskazać nierównowagę w zaopiekowaniu się różnymi interesariuszami w Waszych projektach.
  • Powtarzalność występowania elementów w zależności od Kierownika Projektu – może wskazywać na potrzebę wzmocnienia ich kompetencji w określonym obszarze.

Arkusz Refleksji IPMA PEB®: Warto skorzystać z doświadczenia asesora

IPMA PEB® zawiera 20 szczegółowych obszarów i praktyki, których dobra znajomość pomaga w pogłębieniu wstępnej refleksji. Można to zrobić w postaci warsztatów moderowanych lub wywiadów pogłębionych z kluczowymi interesariuszami (różne możliwości opisuję w artykule >> Lessons Learned wg IPMA PEB).

W takim procesie warto, żeby wsparła Was osoba dobrze znająca Model i doświadczona w prowadzeniu oceny doskonałości zarządzania projektami zgodnie z nim. Asesor może zadać pytania pogłębiające, które pomogą Wam odkryć więcej 😊 Asesor może także wesprzeć Was na etapie implementowania Arkusza Refleksji (lub jego sprofilowanej dla Was wersji, np. w formacie XLS) w Waszej firmie.

 

Chcesz porozmawiać o różnych innych możliwościach pracy z Arkuszem Refleksji lub Standardami IPMA PEB®? Napisz do mnie i spotkajmy się na Wirtualnej Kawie 😊 Bez zobowiązań, za to z dawką wiedzy i inspiracji. 

2021 @ Magdalena Robak

Jeśli znasz kogoś, kogo ten materiał może zaciekawić - udostępnij go. A jeśli Ty lub ktoś z Twojego otoczenia potrzebuje wsparcia w podobnym obszarze - skontaktuj się :)

Podobne artykuły: