W zespole pojawiły się napięcia i problemy ze współpracą. Rozpoczęło się od lekkiego narzekania, które potem przerodziło się w utrudnianie sobie pracy, wypowiadanie negatywnych opinii o współpracownikach i całym zespole, skarżeniu się do dyrekcji (pomijając bezpośredniego przełożonego). Po kilku takich sytuacjach i rozmowach wewnętrznych zespół otrzymał „ostatnią szansę”, czyli spotkanie z konsultantem zewnętrznym, by omówić sytuację i jej przyczyny oraz wypracować akceptowalne dla wszystkich rozwiązania (jeśli to będzie możliwe).
cel
Wypracowanie wspólnych „zasad gry” w zespole, jako podsumowanie przeglądu przyczyn problemów we współpracy.
rozwiązanie
W ramach projektu „Efektywny zespół: Od blokad po rozwiązania” przeprowadzone zostały trzy działania:
- Indywidualne spotkania z pracownikami, które miały rozpoznac sytuację z ich punktu widzenia i przygotować do wspólnej pracy podczas warsztatu (w tym uzyskać akceptację na udział w nim).
- Warsztat dla zespołu.
- Spotkanie indywidualne z przełożonym, podczas którego wypracowaliśmy zasady postępowania w sytuacjach trudnych.
W module podsumowującym warsztat (po analizie potencjalnych i faktycznych problemów we współpracy i omawianiem oraz ćwiczeniem sposobów reagowania w trudnych sytuacjach) Uczestnicy zostali zaproszeniu do stworzenia „expose zespołu”. Expose zawierało cztery główne elementy:
- Wartości, którymi chcemy się kierować we współpracy
- Wynikające z wartości zachowania pożądane i nieakceptowane w naszej współpracy
- Rola lidera zespołu w budowaniu współpracy
- „Walk the talk” – jak zadbamy o to na co dzień?
Uczestnicy wspólnie wybrali 5 wartości, którymi chcą się kierować we współpracy. Następnie w podgrupach opracowali wstępne definicje wartości, które omówili i stworzyli definicje wspólne, które zaakceptowała każda osoba. W kolejnym kroku członkowie zespołu każdą wartość zoperacjonalizowali (wypisując zachowania pożądane i nieakcpetowane we współpracy).
Na zakończenie każdy Uczestnik zaproponował po 2 konkretne działania, które pomogą wspierać działania pożądane oraz reagować na nieakceptowane. Zachowania były oparte o wiedzę i umiejętności, które ćwiczone były w poprzednich częściach warsztatu. Kluczowym założeniem było, żeby wypracowywać głównie zachowania, które można zrealizować bezpośrednio (pomiędzy członkami zespołu). Dodatkowo zidentyfikowane zostały sytuacje, w których należało „eskalować” do bezpośredniego przełożonego.
efekty
- WIEDZA: Uspójnienie wartości, którymi członkowie zespołu chcą się kierować, zdefiniowanie ich oraz stworzenie katalogu zachowań pożądanych i nieakceptowanych. W expose zespołowym wpisane były też zasady utrzymywania pożądanej współpracy przez członków zespołu.
- NASTAWIENIA: Poczucie poszczególnych osób, że otrzymały prawo do tego, by reagować na niepożądane zachowania kolegów i koleżanek, nie angażując w to lidera, póki nie pojawiła się sytuacja kryzysowa.
podsumowanie
W przypadku tego szkolenia wypracowane zasady zostały spisane… i na chwilę zapomniane. Na szczęście tylko do zaplanowanego spotkania z konsultantem, po którym przełożony zorganizował spotkanie zespołu i ponownie omówił wypracowany materiał.
W kilku innych zespołach wspólnie stworzone expose zespołu zostało przekształcone w „kontrakt” i włączone w codzienne działania. W sytuacjach trudnych kontrakt był punktem odniesienia przy ocenie jakości współpracy i udzielaniu informacji zwrotnych. Zespoły regularnie spotykały się (zazwyczaj raz na kwartał) i robiły przegląd jakości współpracy, wspólnie zastanawiając, co mogą robić lepiej. W sytuacji, gdy zmieniało się coś w ich pracy (nowe wytyczne lub priorytety) – zespoły robiły aktualizację wypracowanych zasad.
