Podczas konsolidacji firma połączyła działalność trzech poprzednio odrębnych strukturalnie, terytorialnie oraz merytorycznie spółek. Kluczowe procesy biznesowe zaczęły przebiegać „w poprzek”: angażować działy i osoby ze wszystkich spółek. Powstały nowe piony, których różne części były porozrzucane po Polsce, zaś ludzie wcześniej albo się nie znali albo konkurowali ze sobą. Ponieważ niezbędne było wspólne i spójne działanie Firma zdecydowała się na szkolenia, które miały zintegrować ludzi oraz pomóc im w komunikacji i we współpracy.
cel
Uspójnienie myślenia o idei działania nowych pionów i działów.
rozwiązanie
Wszyscy pracownicy nowo-powstałej organizacji przeszli szkolenie „Komunikacja nastawiona na budowanie współpracy”. W ramach niego realizowany był moduł pracy grupowej opartej na modelu misji zespołu SAF (Strengths – Actions – Future). Grupy szkoleniowe były podzielone nowymi pionami merytorycznymi. Dzięki temu w module poświęconym misji można było wypracować zarówno misję dla pionu, jak i dla poszczególnych działów.
Punktem wyjścia było stworzenie mapy powiązań danego pionu oraz działów z pozostałymi interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi. W kolejnym etapie Uczestnicy wspólnie zastanawiali się nad misją swojego pionu, a następnie w podgrupach opracowywali misję dla swojego działu. Model misji, na którym oparta była praca obejmował trzy elementy:
- STRENGTHS: Unikalne silne strony, które posiadamy, jako pracownicy tego działu / pionu
- ACTIONS: Działania i sposoby, którymi wyrażamy nasze silne strony podczas współpracy z innymi, jak np. wspieranie, inspirowanie, rozwiązywanie problemów, itp.
- FUTURE: Wizja idealnej przyszłości, którą chcemy stworzyć (Jak wygląda? Jak ludzie odnoszą się w niej do siebie? Jak się z tym czują? Co osiągają? Co zyskują? Co zyskuje firma? Jaką wartość tworzymy?)
W rezultacie treść misji brzmiała:
Naszą misją zawodową jest korzystać z naszych [kluczowe silne strony] tak, aby [kluczowe działania] po to, żeby [wizja przyszłości].
Na podsumowanie każdy dział przedstawiał swoją misję pozostałym i następowała wspólna dyskusja nad jej jednoznacznością oraz użytecznością we współpracy. Kolejnym krokiem było wypracowanie wspólnych zasad współpracy w ramach pionu (expose zespołu).
efekty
- WIEDZA: Doprecyzowanie misji na poziomie pionu oraz działów. Poznanie misji innych działów współpracujących w ramach pionu.
- NASTAWIENIA: Uspójnienie sposobu myślenia o swoich pionach i ich miejscu w budowaniu wartości firmy.
- EMOCJE: Wzmocnienie osobistego zaangażowania w misje dzięki temu, że były wypracowane wspólnie i opierały się na zidentyfikowanych silnych stronach pracowników.
podsumowanie
Podobny proces podczas szkolenia przeszedł Zarząd, wypracowując misję na poziomie całej firmy. Misja (oraz powiązane z nią wartości) została wpisana w dokumenty firmowe i przedstawiona pracownikom w newsletterach. Po zakończeniu cyklu szkoleń odbyło się spotkanie z Zarządem i przedstawicielem Właściciela zagranicznego, na którym przedstawione zostały konkretne działania wdrożeniowe, dzięki którym wypracowane materiały i przećwiczone umiejętności zostaną wdrożone w codzienne działanie.
Firma nie zdecydowała się jednak na fazę wdrożenia i utrzymania. Misje wypracowane przez działy i piony po jakimś czasie umarły śmiercią naturalną. Czasem tak się dzieje. Dlaczego? Z powodu braku gotowości, czasu, funduszy… A może pojawił się kryzys, który odciągnął myśli od wypracowanego materiału.
Rozsądnymi – i nie wymagającymi dużych nakładów – kolejnymi krokami w takiej sytuacji byłoby:
- Spisanie wszystkich wypracowanych misji.
- Przejrzenie ich, zweryfikowanie sposobu opisu i spójności pionowej (czyli upewnienie się, że misje działów wspierają misję pionu, zaś misje pionów wspierają misję firmy).
- Formalne zatwierdzenie wypracowanych misji oraz włączenie w dokumentację firmową (strategię, opis struktury, opis stanowisk, system ocen, ISO itp.).
- Ustalenie sposobu monitorowania działania zgodnie z misjami oraz ich aktualność.
- Danie określonego czasu na weryfikację, czy wypracowane założenia sprawdzają się w praktyce oraz przegląd i ewentualne modyfikacje po tym terminie.
