Proces adaptacji kojarzy się zazwyczaj z sytuacją, gdy do firmy przyjmowany jest nowy pracownik z zewnątrz (rekrutacja zewnętrzna). Wtedy dość naturalne jest, że pracodawca podejmuje działania, dzięki którym pracownik ma możliwość dobrego poznania nowego miejsca pracy. Wbrew pozorom proces adaptacji jest równie ważny, gdy realizujesz wewnątrz-firmowe ruchy pracowników. Sprawdź dlaczego.
Gdy podejmujemy działania wobec pracowników, którzy już pracują w naszej firmie (awanse, przesunięcia, zmiana zakresu obowiązków czy sposobu realizacji zadań, wprowadzenie nowych modeli pracy itp.) często zakładamy, że pracownik nie potrzebuje rozbudowanego procesu wdrożenia, bo przecież „firmę już zna”. Nie jest to jednak prawda.
Model dojrzałości zawodowej pracowników* wskazuje, że każdy pracownik w nowej dla niego sytuacji zawodowej (praca jakkolwiek inna, niż do tej pory wykonywał) potrzebuje wsparcia firmy, by móc efektywnie działać (albo w obszarze zadań, albo w obszarze motywacji). Dotyczy to szczególnie tych obszarów i kompetencji, w których pracownik nie ma doświadczenia. Po początkowym etapie euforii nawet u osób długo już u nas pracujących, ale będących w nowej dla siebie roli, może pojawić się niepewność i wiele pytań, które mają im pomóc zrozumieć sytuację.
adaptacja = uspójnienie wiedzy
Nowa sytuacja to zmiana, a zmiana to stres. Niektórzy o swoich obawach powiedzą głośno, a niektórzy bedą „cierpieć w skrytości ducha” poniewaz obawiają się reakcji przełożonych i współpracowników (…bo może uznają, że jak pytam to się nie nadaję…). W innych przypadkach (dotyczy to choćby młodszych pokoleń, które charakteryzują się większą pewnością siebie, lub osób z małym doświadczeniem zawodowym) pracownik może czuć się bardzo pewnie, wierzyć, że sobie poradzi, choć faktycznie nie ma potrzebnych kompetencji.
Zadaniem pracodawcy jest zapewnienie, by i firma, i pracownik posiadali taką samą wiedzę o nowej roli i środowisku pracy, by uniknąć „syndromu nowozatrudnionych”*. W procesie adaptacji pracownik powinien poznać informacje, które nadadzą tło, sens i kierunek jego działaniom.
Chcesz zobaczyć, jakie informacje warto omówić w sytuacji, gdy awansujesz pracownika na stanowisko kierownicze? Pomoże Ci w tym e-book "First Time Manager - Metapoziom".
Uspójnienie informacji o firmie i charakterystyki stanowiska pracy to tzw. wprowadzenie. Pracownik dzięki nim wie, w jakiej firmie funkcjonuje, jakie są jej cele, zasady działania, struktura. Widzi kontekst w jakim działa, poznaje swoją rolę i wymagania z nią związane. Dowiaduje się dokładnie na czym będzie polegała jego praca, jakie narzędzia będzie w niej wykorzystywał, jak będą oceniane wyniki jego działań.
adaptacja = pomoc mentora
Kolejny obszar procesu adaptacji (włączanie) ma na celu poznanie ludzi, z którymi pracownik będzie kontaktował się i współpracował w nowej roli oraz formalnych powiązań z nimi. Dzięki temu nowy pracownik dokładnie wie:
- do kogo w jakiej sytuacji się zwrócić,
- z kim współpracuje bezpośrednio i pośrednio,
- co jest ważne dla innych w jego pracy i dlaczego (czyli jak jego działania wpływają na inne stanowiska).
Daje mu to poczucie „włączenia w krwioobieg organizacji”. Staje się fragmentem większej całości, którą rozumie. Nieoceniona pomocą w tym procesie może być mentor – osoba dysponująca z jednej strony głęboka wiedzą o firmie, zaś z drugiej – autorytetem u innych pracowników.
Dzięki mentorowi pracownik poznaje nie tylko formalne reguły działania, ale także pewne nieformalne zasady, o których każdy wie, jednak nie są włączane w regulacje firmowe. Dzięki temu szybciej staje się członkiem zespołu i firmy, szybciej „jest swój” – ponieważ wie to, co wiedzą starsi stażem pracownicy. Mentor może także pomóc obniżyć stres związany z poznaniem nowych ludzi (oprowadzając o firmie, przedstawiając współpracowników, pomagając budować relacje).
adaptacja = poczucie bezpieczeństwa
Wiedza (i ta związana z nowymi zadaniami, i ta związana z relacjami społecznymi) wzmacnia poczucie kontroli nad sytuacją a dzięki temu obniża lęk związany ze zmianą.
Zdobycie tych informacji na samym początku daje pracownikowi poczucie bezpieczeństwa. Nie musi się zastanawiać co, z kim, gdzie, po co i jak. Dobrze zrozumiał informacje (ponieważ zostały mu one dobrze wytłumaczone), więc czuje się pewniej, mniejsza jest też szansa na ich błędne wykorzystanie w przyszłości. Może od razu skoncentrować się na jak najszybszym uczeniu się, w jaki sposób wykonywać swoją pracę.
W razie pytań lub wątpliwości może sięgnąć do opracowanych materiałów (podręczników) lub zapytać osobę specjalnie do tego wyznaczoną. Nie boi się, że przerywa komuś pracę, nie natknie się na zniechęcenie. Zawsze wie, do kogo może się zwrócić z problemem i zawsze wie, że uzyska pełną pomoc.
informacje o firmie na etapie rekrutacji
Ogólne informacje o firmie w przypadku nowego pracownika powinny zostać przekazane w procesie rekrutacji i selekcji (przed zatrudnieniem). Część z nich zawarta jest w ogłoszeniu o pracę, zaś bardziej szczegółowe dane kandydat poznaje podczas rozmów kwalifikacyjnych. Dzięki temu może ocenić, na ile jego oczekiwania pokrywają się z rzeczywistością firmową oraz podjąć decyzję, czy chce współpracować z organizacją.Bardzo istotne jest tu zwrócenie uwagi, by informacje przekazywane kandydatom były prawdziwe i maksymalnie pełne.
Czasem firmy – chcąc zwiększyć swoją atrakcyjność na rynku pracy – podczas procesu rekrutacyjnego przekazują tylko część informacji lub też informacje, które są pożądane przez potencjalnych pracowników. W ten sposób zniekształcają rzeczywisty obraz organizacji, rekrutując osoby, które nie pasują do jej kultury pracy lub do stanowiska (np. powszechną techniką przez wiele lat było poszukiwanie na stanowiska osób over qualified – o zbyt wysokich kwalifikacjach w stosunku do wymagań stanowiska). Takie podejście zmniejsza szansę firmy na zatrudnienie osób, które będą skutecznie realizowały swoją rolę i zostaną w organizacji na dłużej.
W przypadku osoby, która już wcześniej pracowała w firmie – informacje na tym etapie powinny dotyczyć szczególnie charakterystyki stanowiska pracy oraz aspektów, które są związane z nowymi zadaniami i których pracownik do tej pory nie znał.
wzmocnij motywację, gdy opadnie po okresie euforii
Po poznaniu podstawowych zasad działania, warunków i celów pracy oraz współpracowników pracownik zaczyna pracę. Na tym etapie jego motywacja i zaangażowanie może bardzo szybko zmaleć. Nawet jeśli teoretycznie posiada wszystkie niezbędne informacje – niekoniecznie potrafi wykorzystywać je w praktyce. Mózg ludzi potrzebuje czasu, by przyswoić tak dużą ilość danych, a potem jeszcze musi nauczyć się je wykorzystywać w odpowiedni sposób i w odpowiednich momentach.
Pracownik zmierza się z własnymi błędami, korektą swoich zachowań przez innych, czasem emocjonalnymi, silnymi reakcjami współpracowników, gdy nie osiąga zakładanych wyników. Wsparcie osoby, która rozumie jego sytuację, zawsze odpowie na pytanie, wykaże się cierpliwością i wyrozumiałością oraz wprowadza go krok po kroku w zadania jest nieocenioną pomocą. Mentor może mu pomóc znaleźć najlepsze sposoby poradzenia sobie z napięciami ze współpracownikami. Pozwala mu czuć frustrację i stres, pomaga odnowić motywację.
Z drugiej strony wspiera go zawodowo: pracownik dowiaduje się nie tylko, jak wykonywać swoją pracę prawidłowo, ale także jaki wykonują ją inni, jak można ją usprawnić na podstawie doświadczeń mentora. Dostaje z jednej strony „prawo do błędów”, zaś z drugiej – pełne wsparcie w wypracowaniu sposobów, by nie popełniać ich w przyszłości. Dzięki temu stres obniża się, a pracownik skuteczniej uczy się nowego sposobu działania*. Plan działań dostosowany jest do jego postępów i możliwości – ani nie za krótki, ani nie za długi. Ma więc wystarczająco dużo czasu, by utrwalić każdą nową czynność.
uzyskanie samodzielności nie oznacza braku ewaluacji
Z czasem pracownik staje się coraz bardziej samodzielny i potrzebuje mniej bieżącej pomocy. Jednak zawsze wie, że w sytuacji trudnej, kryzysowej, nagłej ma kogoś, kto go wesprze i pomoże mu znaleźć najlepsze rozwiązanie. Nie oznacza to oczywiście odebrania odpowiedzialności – dobry mentor działa tak, by nauczyć pracownika samodzielnego myślenia, a nie myśleć za niego.
W dobrze zaplanowanym procesie adaptacji nowa osoba może także śledzić w sposób uporządkowany swoje postępy – podczas rozmów z mentorem i przełożonym. Bieżąca informacja zwrotna o wynikach pracy i postępach jest ważnym czynnikiem kształtującym zadowolenie z pracy.
Spotkanie oceniające po okresie próbnym daje informację nie tylko firmie, ale także pracownikowi: potwierdza, że sprawdził się na stanowisku. Że jest już samodzielny, wydajny i efektywny. Że sobie poradzi. Może to być także moment, w którym pracownik – już dobrze osadzony na swoim obecnym miejscu pracy – zaczyna widzieć swoją przyszłość w firmie.
Zaczyna bardziej świadomie patrzeć na plany rozwoju czy szkoleń, pracować w taki sposób, by móc zyskać dodatkowe korzyści (np. premie itp.). Samodzielnie szuka możliwości usprawnień i zwiększania swojej efektywności. Myśli w kategoriach potencjalnej ścieżki kariery i „widzi się” w tej firmie. Czuje się związany z firmą, swoją rolą i ludźmi z którymi współpracuje (na krócej lub dłużej w zależności od osobistych celów, potrzeb i innych czynników, które kształtują motywację ludzi).
Materiał wstępny opracowany na potrzeby projektu PI Innowacyjny model kooperacji dla rozwoju aktywności zawodowej pracownic powyżej 50 roku życia” realizowanego przez FUDA Agnieszka Laskowska w ramach Priorytetu VIII Regionalne kadry gospodarki Działanie 8.2 Transfer wiedzy Poddziałanie 8.2.2 Regionalne Strategie Innowacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
* DLA DOCIEKLIWYCH:
- Model dojrzałości zawodowej pracowników – Sytuacyjny model przywództwa: K. Blanchard, Przywództwo wyższego stopnia, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007
- Syndrom nowozatrudnionych: Negatywne skutki w emocjach, zdrowiu, motywacji i działaniach pracownika, które narażają firmę na dodatkowe koszty (za: A. Kazenas, Organizacja procesu adaptacji zawodowej młodych pracowników, Bezpieczeństwo pracy 03/2012, s. 16-18
- O zależnościach pomiędzy stanem pobudzenia i zapamiętywaniem mówi Prawo Yerkesa-Dodsona. Istnieje pewien optymalny poziom pobudzenia emocjonalnego (związanego np. ze stresem w nowej sytuacji), gdy nauka i wykonywanie zadań przychodzi łatwiej. Gdy jednak siła emocji przekroczy ten poziom (np. stres jest zbyt duży lub trwa zbyt długo) – następuje pogorszenie naszego działania. Przy zadaniach trudniejszych optymalny poziom pobudzenia – różny oczywiście dla różnych ludzi – jest niższy (za: Łukaszewski W, Doliński D. Mechanizmy leżące u podstaw motywacji. W: Strelau J. (red.). Psychologia. Podręcznik akademicki. Tom 2. Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne, Gdańsk 2000, s. 441-468). W uproszczeniu oznacza to, że duża liczba nowych informacji w nowym środowisku pracy będzie przez pracownika tym lepiej zapamiętana i wykorzystywana w praktyce, im bardziej komfortowe (optymalne dla niego) warunki nauki zostaną mu stworzone.
