Facylitacja – zapobieganie trudnościom występującym podczas sesji

Czy zdarzyło Ci się kiedyś prowadzić spotkanie, które wymknęło się spod kontroli? Np. jeden uczestnik zdominował dyskusję, inni siedzieli jak na szpilkach, a cel spotkania gdzieś po drodze się zgubił? Co, jeśli powiem Ci, że wiele trudności które pojawiają się podczas sesji można przewidzieć i skutecznie im zapobiec?

Zapraszam do kolejnego artykułu o facylitacji, który bazuje na materiałach opracowanych przez Magdalenę Robak i Dawida Muszkiet w ramach inicjatywy Centrum Facylitacji „Wakacyjne Wtorki z Facylitacją 2025”. Naszym celem była promocja facylitacji i profesjonalizacja zawodu facylitatora zgodnie z PRK6 „Facylitowanie – prowadzenie spotkań grupowych„. Facylitacja to droga do efektywnej pracy grupowej. Facylitator jest swoistym przewodnikiem po tej drodze a jednym z jego zadań jest przewidywanie i zapobieganie trudnościom w przebiegu sesji.

przykładowe trudności występujące podczas sesji facylitowanej

• Niska motywacja – dotyczą braku wewnętrznej chęci uczestników do aktywnego udziału w spotkaniu (np. uczestnicy nie widzą sensu spotkania, nie mają poczucia wpływu na decyzje czy spostrzegają spotkanie jako stratę czasu).
• Emocje lub głowa „w innym miejscu” – związane z niskim poziomem obecności mentalnej lub emocjonalnej (np. uczestnicy są myślami gdzie indziej: w aktualnie toczącej się zmianie lub problemach organizacyjnych, przeciążenie informacyjne lub zmęczenie, brak poczucia bezpieczeństwa psychologicznego).
• Trudności techniczne – odnoszą się do warunków fizycznych i technologicznych, które utrudniają pracę grupy (np. problemy z połączeniem online lub sprzętem, niewygodne miejsce spotkania, zła organizacja czasu spotkania).
• Trudności organizacyjne / systemowe – wynikają z kontekstu firmowego lub braku odpowiedniego przygotowania (np. spotkanie przerywane przez inne obowiązki, równoległe zadania w tle, brak jasnej agendy lub celu spotkania).
• Trudności społeczno-relacyjne – dotyczą napięć i relacji między uczestnikami (np. nierozwiązane konflikty w zespole, brak zaufania między uczestnikami, rywalizacja lub ukryte agendy).
• Indywidualne zachowania – związane z postawą lub działaniami konkretnych osób (np. dominacja rozmowy przez jedną osobę, uczestnik przychodzi z własnym celem, sponsor lub lider nie jest zaangażowany w proces).

trzy poziomy zarządzania trudnościami

Zanim przejdziemy do konkretów, warto zrozumieć, na jakich poziomach możemy działać jako facylitatorzy. Inspirując się modelem konfliktu Mortona Deutscha, możemy wyróżnić trzy poziomy trudności:

• Poziom strukturalny – tu działają czynniki systemowe: czy właściwe osoby są zaproszone; czy cel jest jasny; czy wszyscy wiedzą, po co się spotykamy; czy mamy tyle czasu, ile potrzebujemy?
• Poziom psychologiczny – to to, co dzieje się w głowach uczestników: ich motywacja, rozumienie roli w procesie, poczucie bezpieczeństwa w grupie i w organizacji.
• Poziom behawioralny – to konkretne zachowania podczas sesji, np. dominacja, wycofanie, konflikty, brak zaangażowania.

I tu kluczowa prawda: im wcześniej zadziałasz, tym skuteczniej zapobiegniesz problemom. Dlatego mamy do dyspozycji trzy strategie:

1. Prewencje „przed” – działania uruchamiane na etapie przygotowania do sesji facylitowanej.
2. Prewencje „w trakcie” – działania podejmowane na samym początku spotkania.
3. Interwencje – reakcje na trudności, które pojawiły się w trakcie sesji.

Skupimy się dziś na tych dwóch pierwszych – prewencjach.

dlaczego warto inwestować w prewencję?

• Oszczędzasz czas – godzina przygotowania to często zaoszczędzone godziny podczas sesji.
• Zwiększasz jakość wyników – grupa skupiona na celu pracuje efektywniej niż grupa rozpraszająca się.
• Budujesz swój autorytet – uczestnicy widzą, że jesteś przygotowany/a i profesjonalny/a.
• Redukujesz stres swój i uczestników – wszyscy wiedzą, czego się spodziewać.
• Zwiększasz prawdopodobieństwo wdrożenia – gdy proces jest jasny i uczestnicy są w niego w pełni zaangażowani, prawdopodobieństwo, że będą implementować uzgodnienia jest większe.

prewencje „przed” – buduj fundamenty sukcesu

To, co zrobisz przed sesją, w 80% determinuje jej przebieg. Poniżej przedstawiam przykładowe działania, które możesz podjąć PRZYGOTOWUJĄC UCZESTNIKÓW DO WZIĘCIA UDZIAŁU W SESJI FACYLITOWANEJ.

Zadbaj o właściwą listę uczestników:

• upewnij się, że na liście są wszyscy, którzy muszą wziąć udział w dyskusji,
• uwzględnij osoby, których będą dotyczyć podejmowane decyzje,
• sprawdź, czy nie ma osób, które mogą zakłócić proces (a jeśli są, przygotuj strategię).

Przygotuj komunikację przed sesją:

• wyślij informacje do zapoznania się przez uczestników,
• ustal i przekaż jasny cel spotkania,
• określ rolę każdego uczestnika,
• wyjaśnij oczekiwania wobec uczestników.

Ustaw ramy współpracy ze sponsorem / liderem:

• określ rolę sponsora w spotkaniu,
• ustal jego uczestnictwo i zaangażowanie,
• uzgodnij, co będzie robić z wynikami pracy.

Dzięki temu zbudujesz fundamenty dla efektywnego przebiegu sesji facylitowanej.

prewencje „w trakcie” – stwórz kontrakt na sukces

Nawet jeśli doskonale przygotowałeś sesję, pierwsze minuty spotkania są kluczowe. To moment, w którym ustalasz „kontrakt” z grupą – zasady, które będą rządzić Waszą wspólną pracą.

• Rozpoczynaj punktualnie – to sygnał, że traktujesz czas grupy poważnie.
• Upewnij się, że obecni są niezbędni uczestnicy – jeśli brakuje kluczowych osób, lepiej przełożyć niż prowadzić niepełną dyskusję.
• Przypomnij cel i agendę – nawet jeśli wysłałeś to wcześniej, powtórz. Ludzie zapominają, a Ty stworzysz wspólny fundament.
• Ustal role – kto jest decydentem, kto ekspertem, kto uczestnikiem dyskusji.
• Stwórz kontrakt spotkaniowy – to najważniejszy element. Ustal zasady komunikacji, angażowania się, postępowania z dodatkowymi tematami, podejmowania decyzji itp.
• Wyjaśnij, co stanie się z wynikami pracy – uczestnicy mają prawo wiedzieć, do czego służy ich wysiłek.

Każda metoda facylitacji ma też własne kontrakty bazowe – warto się nimi inspirować.

kwalifikacja „facylitowanie – prowadzenie spotkań grupowych”

Szczegółowe kompetencje profesjonalnego facylitatora opisuje kwalifikacja „Facylitowanie – prowadzenie spotkań grupowych”. To kwalifikacja wpisana do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji na poziomie 6. Kwalifikacja ta obejmuje wszystkie kluczowe kompetencje: od przygotowania sesji, przez jej prowadzenie, aż po ocenę efektów i samo-rozwój. To nie jest kolejny certyfikat „dla papierka” – to rzeczywiste potwierdzenie umiejętności praktycznych.

Artykuł powstał na podstawie materiałów ze spotkania prowadzonego przez Magdalenę Robak i Dawida Muszkiet w ramach wydarzenia „Wakacyjne Wtorki z Facylitacją 2025″ (22.07.2025). Napisany został ze wsparciem Claude, Copilot i Gemini (AI).