Facylitacja – interwencje podczas sesji facylitowanej

Jak reagować na uczestnika, który dominuje dyskusję? Co zrobić, gdy uczestnik nie angażuje się w aktywność grupową lub „śmieszkuje”, odciągając uwagę innych od celu sesji facylitowanej? W takich sytuacjach facylitatorowi pomaga wiedza m.in. o drabince interwencji.

Zapraszam do kolejnego artykułu o facylitacji, który bazuje na materiałach opracowanych przez Agnieszkę Buśk, mnie i Dawida Muszkieta w ramach inicjatywy Centrum Facylitacji „Wakacyjne Wtorki z Facylitacją 2025”. Naszym celem była promocja facylitacji i profesjonalizacja zawodu facylitatora zgodnie z PRK6 „Facylitowanie – prowadzenie spotkań grupowych„. Facylitacja to droga do efektywnej pracy grupowej. Facylitator jest swoistym przewodnikiem po tej drodze. Jedną z jego kompetencji jest odpowiednie reagowanie na trudności, które pojawiają się w grupie podczas sesji facylitowanej. To był temat naszego kolejnego spotkania.

trzy poziomy zarządzania trudnościami

Zacznijmy od ważnej prawdy: trudności w procesach grupowych są normalne. Nie oznaczają one porażki facylitatora ani „złej” grupy. To naturalne zjawisko, które towarzyszy każdej grupie ludzi pracujących razem nad ważnymi dla nich tematami. Kluczowe jest podejście do trudności – jako do sygnału, że grupa przechodzi przez ważny etap swojego rozwoju. Rola facylitatora polega na tym, by towarzyszyć grupie i wspierać ją w przejściu przez trudne momenty.

Skuteczne zarządzanie trudnościami w facylitacji opiera się na trzech poziomach działania: prewencji „przed” (czyli czynności wykonywanych na etapie planowania sesji), prewencji „w trakcie” (działań realizowanych na początku sesji facylitowanej) oraz interwencji. Prewencje omawialiśmy w jednym z wcześniejszych artykułów: https://magdalenarobak.pl/facylitacja-zapobieganie-trudnosciom/. W tym materiale skupię się na interwencjach.

rozwiązywanie konfliktów – proces generyczny

Gdy w grupie pojawi się konflikt, warto mieć w głowie uporządkowany proces jego rozwiązywania:

• Rozpoznanie sytuacji – co się dzieje? Jakie są fakty?
• Zrozumienie perspektyw – jak różni uczestnicy postrzegają sytuację?
• Uporządkowanie informacji – jakie są kluczowe kwestie do rozstrzygnięcia?
• Poszukiwanie rozwiązań – jakie mamy opcje działania?
• Podejmowanie decyzji – co robimy dalej?
• Refleksja i uczenie się – czego nas ta sytuacja nauczyła?

Ten schemat pomaga zachować spokój i systematyczność nawet w emocjonalnie naładowanych sytuacjach.

drabinka interwencji – eskalacja z rozsądkiem

Gdy potrzebujemy zainterweniować, pomocna jest drabinka interwencji – wiedza, jakie działania mamy do dyspozycji, od tych najsubtelniejszych (najmniej ingerujących w proces grupowy) po najbardziej zdecydowane. Ciekawie uporządkowały je M. Kossowska, I. Sołtysińska w książce „Szkolenia pracowników a rozwój organizacji”.

1. Uśmiech i kontakt wzrokowy. Subtelne sygnalizowanie, że zachowanie zostało zauważone. Często to wystarczy, by uczestnik skorygował swoje działanie.
2. Bliskość fizyczna. Podejście bliżej osoby, która utrudnia pracę. Zwiększa koncentrację i zmniejsza zakłócenia bez słownej konfrontacji.
3. Słowna interwencja (bezpośrednia). Ogólne przypomnienie o regułach pracy, np. „Ważne jest, żebyśmy wszyscy włączyli się w szukanie rozwiązań.”
4. Słowna interwencja (indywidualna). Bezpośrednie zwrócenie się do konkretnej osoby, np. „Janku, widzę, że co jakiś czas odchodzisz od grupy. Czego potrzebujesz?”
5. Odwołanie do zasad/kontraktu. Przypomnienie ustaleń, np. „Ustaliliśmy, że mówimy jeden po drugim. Proszę, żebyśmy trzymali się tej zasady.”
6. Rozmowa poza grupą. Gdy wszystkie poprzednie próby zawiodły – przydatna może być indywidualna rozmowa w celu wyjaśnienia problemu.

Kluczowa zasada? Zaczynamy od najsubtelniejszych interwencji i eskalujemy tylko wtedy, gdy łagodniejsze działania nie przynoszą efektu.

SPO – struktura formułowania skutecznej interwencji

Gdy już zdecydujemy się na interwencję słowną, warto użyć struktury SPO (Sytuacja-Propozycja-Oczekiwany rezultat):

Ta struktura pomaga grupie zrozumieć logikę naszego działania i zwiększa prawdopodobieństwo współpracy.

postawa facylitatora – fundament skuteczności w sytuacjach trudnych

Najważniejsze narzędzie facylitatora to jego wewnętrzna postawa. W sytuacjach trudnych szczególnie cenna jest:

• Cierpliwość i zaufanie do procesu grupowego – dzieje się to, co potrzebuje się zadziać.
• Komfort w niekomforcie – umiejętność funkcjonowania w niepewności.
• Brak osądzania – trudności nie są „dobre” ani „złe”, po prostu są.
• Empatia i zrozumienie – każdy uczestnik ma swoje powody działania.
• Refleksyjność – uczenie się z każdej sesji.

dwie kolejne techniki pracy facylitatora

Uczestnicy wypracowywali interwencje korzystając (i jednocześnie poznając) kolejne dwie techniki w pracy facylitatora:

• Open Space Technology to metodologia, która przypomina nam o fundamentalnej prawdzie: ludzie najlepiej pracują nad tym, co jest dla nich ważne.
  • Gdy grupa ma jasno zdefiniowany problem, który rzeczywiście jej dotyczy oraz otrzyma otwartą przestrzeń do samoorganizacji według ogólnych zasad spotkania, może sama wypracować najskuteczniejsze rozwiązania.
  • Kluczem jest przekazanie uczestnikom realnego wpływu na agendę i rezultaty oraz odpowiedzialność za efekty pracy. W Open Space to grupa zgłasza tematy do omówienia, tworzy harmonogram, prowadzi proces.
  • Cztery zasady Open Space – „ktokolwiek przyszedł, jest właściwą osobą”, „cokolwiek się wydarzy, musiało się wydarzyć”, „kiedykolwiek się zacznie, jest właściwy czas” oraz „kiedy jest po wszystkim, jest po wszystkim” – to nie tylko reguły prowadzenia spotkań, ale filozofia zaufania do mądrości grupy i gotowości do rezygnacji z nadmiernej kontroli ze strony facylitatora.
• ORID (z Technology of Participation) to metoda prowadzenia procesu, która prowadzi grupę przez cztery poziomy myślenia i dyskusji. Sekwencja nie jest przypadkowa – odzwierciedla naturalny proces myślenia człowieka, od percepcji przez emocje i analizę aż po podejmowanie decyzji, co sprawia, że uczestnicy mogą w pełni przetworzyć temat przed przejściem do konkretnych ustaleń.
  • Zaczyna się od Objective questions – pytań o fakty i zdarzenia („Co widzimy? Co się wydarzyło?”).
  • Następnie przechodzi do Reflective questions dotyczących odczuć związanych z tymi faktami („Jak się z tym czujemy? Co nas zaskoczyło?”).
  • W kolejnym kroku zadajemy Interpretative questions o wnioski i przemyślenia („Co to dla nas oznacza? Jakie widzimy wzorce?”).
  • Kończymy Decisional questions ukierunkowanymi na działania do podjęcia i decyzje („Co robimy dalej? Jakie kroki podejmujemy?”).

kwalifikacja „facylitowanie – prowadzenie spotkań grupowych”

Szczegółowe kompetencje profesjonalnego facylitatora opisuje kwalifikacja „Facylitowanie – prowadzenie spotkań grupowych”. To kwalifikacja wpisana do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji na poziomie 6. Obejmuje ona wszystkie kluczowe kompetencje: od przygotowania sesji, przez jej prowadzenie, aż po ocenę efektów i samorozwój.

***

Wydarzenie było organizowane pod patronatem IPMA Polska, Mazowieckiej Grupy Regionalnej IPMA Polska oraz Wydziału Zarządzania Politechniki Warszawskiej.

Artykuł powstał na podstawie materiałów ze spotkania prowadzonego przez Agnieszkę Buśk, Magdalenę Robak i Dawida Muszkieta w ramach wydarzenia „Wakacyjne Wtorki z Facylitacją 2025″. Napisany został ze wsparciem Claude (AI) bazując na autorskich materiałach.