blog5
FIRST TIME MANAGER - LEKCJA 4: Uzgodnić oczekiwania
Parent Category: Kompetencje menedżerskie
Hits: 382

PYTANIA NA ROZGRZEWKĘ:

  1. Jak chcesz, żeby wyglądały Twoje relacje z zespołem?
  2. Jak chcesz, żeby pracownicy współpracowali ze sobą i z otoczeniem?

Wiesz już na czym polega Twoja praca, poznałeś ludzi... Poznałeś potrzeby i bolączki Twojego zespołu. Wiesz, jak działają, co jest dla Was ważne. Nadszedł czas na uzgodnienie, w jaki sposób powinien funkcjonować Twój zespół – czyli na stworzenie expose.

Dwa podstawowe błędy, które możesz zrobić na tym etapie to:

  • Założyć, że nie trzeba o tym mówić, bo to jest oczywiste.
  • Założyć, że pewnych słów nie trzeba definiować, bo... są oczywiste.

DLACZEGO EXPOSE?

Podczas szkoleń często słyszę od Uczestników, że ludzie nie działają tak, jak powinni, że nie przestrzegają norm, które są oczywiste: szacunek do innych, dobra komunikacja, współpraca, zaangażowanie… Kiedy pytam „Co zrobiliście, żeby tego przestrzegali?” słyszę „To przecież oczywiste, że tak powinno być. O podstawach nie trzeba rozmawiać”. I tu być może Cię zaskoczę: TRZEBA :) Bo każdy z Was może rozumieć je inaczej.

Pamiętam Panią Prezes, dla której kultura słowa i zachowania były ważniejsze niż kompetencje. Mówiła: „Umiejętności można nabyć… Kultury nie”. Trzymała się tego podczas rekrutacji nowych pracowników oraz kładła na to silny nacisk w ocenie pracy. I bardzo mocno komunikowała każdej nowej osobie w zespole, że obowiązują u niej zasady savoir-vivre. „A co to znaczy?” – pytałam. „No wiesz... po prostu kultura w kontaktach, to przecież oczywiste”.

Weźmy na przykład zaangażowanie... Co to znaczy? Że – jak kiedyś pisali Amerykanie – ktoś pracuje ponad 60h tygodniowo? Że zostaje po godzinach, jeśli tego trzeba (nawet kosztem życia prywatnego)? A może, że pomaga innym w ich zadaniach? Lub wychodzi ponad swoje podstawowe obowiązki? No właśnie... Niby definicja słownikowa jest, ale w codziennym życiu rozumień może być tak wiele, jak wielu jest szefów.

SCHEMAT EXPOSE

Książka, w której możesz przeczytać o expose oraz podstawowych narzędziach komunikacji szefa (np. udzielanie feedbacku) to Gut & Haman, "Psychologia szefa. Szef to zawód". Przedstawiony poniżej model jest oparty na modelu Guta i Hamana oraz Z. Dolata, "Ucz samodyscypliny", Pracownik Fizyczny nr 22 (08.2014).

W skrócie w ramach expose należy ustalić cztery kwestie:

  1. Na jakich podstawowych wartościach chcemy oprzeć nasza współpracę?
  2. Jakich zachowań nie chcemy w naszym zespole (nie będziemy ich akceptować)?
  3. Jakie zachowania są pożądane (oczekujemy ich)?
  4. Czego zespół może oczekiwać os Ciebie, jako szefa?

expose midi MRobak

TRZY WAŻNE UWAGI

  • Określ nie więcej niż 3 – 5 wartości, na których chcesz oprzeć współpracę z zespołem. Im więcej ich będzie tym mniejsza szansa, że je zapamiętacie a więc będziecie przestrzegać.
  • Zadbaj, żeby zachowania były konkretne, wymierne i powiązane z wartościami.
  • Zastanów się, które zachowania do której kategorii warto przypisać. Np. nie informowanie o problemach bardziej pasuje do zachowań, których nie będziesz akceptować a przedstawianie pomysłów usprawnień do zachowań, które będziesz wspierać. Odwrotny układ trochę „zgrzyta” (karanie za brak pomysłów usprawnień i docenianie za informowanie o problemach).

JAK UZGADNIAĆ EXPOSE?

W zależności od tego, jaki styl kierowania chcesz przyjąć masz trzy możliwości przedstawienia expose:

expose w dol expose poziomo expose w gore
Sam tworzysz expose i wygłaszasz je ludziom. Nie konsultujesz go z nimi tylko wyjaśniasz wątpliwości, jeśli się pojawią. Tworzysz expose i wygłaszasz je ludziom. Pytasz, czy chcą coś dołożyć, czy są elementy na które nie zwróciłeś uwagi a powinny się znaleźć w zasadach współpracy i je włączasz. Określasz podstawowe wartości a następnie zapraszasz zespół do wspólnego uzupełnienia wartości oraz określenia pozostałych elementów. Expose staje się Waszymi wspólnymi regułami gry.

Kiedy będziecie rozmawiać o expose zespół może wyrażać zaniepokojenie bądź przeciwnie – biernie przyjmować przekazywane treści. Dla Ciebie ważne jest, by zapewnić jak najlepsze obopólne zrozumienie zasad i informacji – tak, aby uniknąć w przyszłości napięć związanych z błędnymi interpretacjami. Dlatego powinieneś:

  • zachęcać ludzi do jawnego wyrażania obaw, odczuć i oczekiwań oraz do zadawania pytań,
  • nie negować obaw i uwag podwładnych – wyjaśniać wszystkie wątpliwości (nawet te, które wydają Ci się mało istotne).

Pamiętaj, że nowe wyzwania lub wymagania firmy, a także zdobyte przez Ciebie doświadczenia mogą spowodować, że expose będzie ulegać zmianom. Jest to naturalny proces. W takiej sytuacji jak najszybciej poinformuj zespół o zmianie hierarchii wartości lub o pojawieniu się nowych priorytetów.

TWOJA PRACA DOMOWA

PYTANIA NA PODSUMOWANIE:

  1. Co jest dla Ciebie najważniejsze we współpracy i w jakich zachowaniach to się powinno przejawiać?
  2. Jak chcesz, żeby Twój zespół współpracował między sobą i z Tobą za 3 miesiące? A jak nie chcesz, żeby współpracował?
  3. W jakim stopniu chcesz włączyć zespół do tworzenia "reguł gry" – którą opcję wybierasz?

TWÓJ MINI-PROJEKT:

  1. Jakie trzy najważniejsze/pierwsze kroki wykonasz?
  2. Kiedy to zrobisz?
  3. Czego do tego potrzebujesz?
  4. Po czym poznasz, że cel został osiągnięty?

POBIERZ LEKCJĘ 4, ARKUSZ PRACY DOMOWEJ I EXPOSE.

Jeśli potrzebujesz wsparcia szkoleniowego dla "first time managerów" - zapraszam na szkolenie otwarte "Od pracownika do lidera: Nowa rola, funkcje, narzędzia pracy z zespołem". Jeśli chcesz zastanowić się nad swoją rolą i misją, jako lidera - zapraszam na szkolenie JA LIDER. Moje cele - moje działania.

© 2018 Magdalena Robak

Jeśli masz podobne wyzwanie - skontaktuj się ze mną, wesprę Cię.  A jeśli znasz kogoś, kogo ten artykuł może zaciekawić - podziel się. 

WSZYSTKIE LEKCJE

 

Podobne artykuły: